Quem é quem
Quatro figuras participam de um despacho, e convém não confundi-las. O exportador é você: quem vende e é dono da mercadoria. O despachante aduaneiro registra e acompanha a declaração por você. O agente de cargas organiza o transporte e muitas vezes indica o despachante. E a Receita Federal, a alfândega, decide.
O despachante atua como seu representante, vinculado à sua empresa no Siscomex. Isso significa que quem responde pelas informações declaradas — classificação na NCM, valor, quantidades — continua sendo você. Delegar o registro não é delegar a responsabilidade.
O que acontece, passo a passo
- Você emite a nota e reúne os documentosNF-e de exportação, fatura comercial, packing list, classificação na NCM, dados do transporte e o que a sua mercadoria exigir, como licenças ou certificados. Quanto mais completo, menos perguntas.
- O despachante registra a DU-ENo Portal Único Siscomex, a partir dos dados da NF-e. O sistema valida as informações e gera o número da DU-E, que identifica a operação do começo ao fim.
- A carga é entregue no recintoQuando a mercadoria chega ao porto, ao aeroporto ou ao recinto alfandegado, o depositário registra a recepção da carga. É a partir daí que o despacho segue.
- A Receita define o canalVerde, laranja ou vermelho. Quem decide é uma análise de risco automática que cruza exportador, mercadoria, destino e histórico. O canal não se escolhe, mas um processo coerente reduz a chance de cair em conferência.
- O canal é resolvidoVerde: nada a fazer. Laranja: a Receita confere os documentos e pode pedir mais. Vermelho: conferência documental e física, com a mercadoria à disposição e os custos de movimentação por conta de quem a detém.
- DesembaraçoA Receita libera a mercadoria para embarque. A partir daqui ela pode ser carregada e sair.
- Averbação do embarqueDepois que a carga embarca e o transportador confirma a saída, a DU-E é averbada. É esse registro que comprova a exportação e sustenta a não incidência de ICMS, IPI, PIS e Cofins, e vale acompanhar até ele aparecer.
Os canais
| Canal | O que significa | Quanto costuma levar |
|---|---|---|
| Verde | Desembaraço automático, sem conferência | Minutos |
| Laranja | Conferência documental: a Receita lê seus papéis | De horas a um dia |
| Vermelho | Conferência documental e física da mercadoria | De um a vários dias, com custo de movimentação |
Os prazos são indicativos e dependem da unidade da Receita, do dia e do volume de trabalho. O que é constante: um processo coerente é resolvido mais rápido em qualquer um dos três.
O que atrasa um despacho
- Mandar a documentação aos pedaçosO despachante não registra enquanto não tiver tudo. Cada ida e volta de e-mail custa meio dia.
- Descrições comerciais na nota e na faturaSe a Receita não consegue relacionar o que diz o papel com a NCM declarada, ela pergunta. E perguntar é canal laranja.
- Valor sem separar o frete em Incoterms com frete incluídoA DU-E pede o valor na condição de venda e o valor no local de embarque. Se a fatura não separa o que é mercadoria e o que é frete e seguro, a conta não fecha.
- Licenças ou certificados que chegam depoisSe a sua NCM exige anuência de outro órgão, como o Ministério da Agricultura, o despacho não anda sem ela. Esse trâmite começa semanas antes, não no dia do carregamento.