Comment faire une facture proforma

Ce qu’elle est et ce qu’elle n’est pas

Une facture proforma est une offre qui a la forme d’une facture. Elle a la même allure qu’une facture commerciale — mêmes cases, même décomposition — mais ce n’est pas un document comptable : elle ne s’enregistre pas, ne crée pas de créance et ne se déclare pas. Elle existe pour que l’autre partie puisse faire quelque chose de votre offre.

Et ce « quelque chose » est ce qui la rend importante. Avec votre proforma, votre client demande une licence d’importation, sollicite des devises auprès de sa banque centrale, ouvre un crédit documentaire, justifie un acompte devant sa direction financière ou présente l’opération pour une subvention. Un courriel avec un prix ne lui sert à rien de tout cela ; une proforma, si.

D’où la règle qui commande tout le reste : la proforma doit dire exactement ce que dira la facture commerciale. Si le prix, la quantité, l’Incoterm ou la désignation changent entre les deux, votre client a un problème avec sa banque ou sa douane, et vous avez un client qui a un problème.

Ce qu’elle porte, champ par champ

Voici le contenu minimum d’une proforma qui serve à quelque chose. L’ordre est l’ordre habituel, de haut en bas.

Le titre, littéralement

Elle doit dire « Facture proforma » ou « Proforma invoice ». Sans cela, quelqu’un la comptabilisera par erreur.FACTURE PROFORMA / PROFORMA INVOICE

Numéro et date

Une série propre, distincte de celle de vos factures. Ne pas mélanger les deux numérotations évite la moitié d’un problème d’audit.PRO-2026-0147 · 16/09/2026

Vendeur

Raison sociale complète, adresse, numéro de TVA intracommunautaire et numéro EORI. L’EORI identifie votre entreprise devant toute douane de l’Union.Huiles du Sud SARL · TVA FR12345678901 · EORI FR12345678901

Acheteur

Raison sociale et adresse fiscale de celui qui achète. Si la marchandise va ailleurs, cette adresse figure à part.Nordic Foods AB · Kungsgatan 12, Stockholm

DestinataireFacultatif

Qui reçoit la marchandise, quand ce n’est pas l’acheteur. C’est la donnée que la douane de destination utilise pour savoir à qui s’adresser.Nordic Foods Logistics AB, Göteborg

Désignation de la marchandise

Ce que c’est, dans un langage qu’une douane comprend. « Produit premium » ne suffit pas ; cela doit pouvoir se recouper avec la position tarifaire.Huile d’olive vierge extra, conditionnée en bouteille verre 500 ml

Position tarifaire

Le code du Système harmonisé, au moins à six chiffres. C’est de là que dépend le droit que paiera votre client.SH 1509.20

Quantité et unité

Dans l’unité de vente, pas dans celle qui vous arrange. Elle doit correspondre à la liste de colisage.4 800 bouteilles · 400 cartons de 12

Prix unitaire et total

Prix à l’unité, montant par ligne et total. Avec la devise écrite sur chaque montant, pas seulement en en-tête.4,85 EUR/u · 23 280,00 EUR

Incoterm et lieu

La règle et le lieu, toujours ensemble et avec la version. Un Incoterm sans lieu ne dit rien : « FCA » n’est pas une condition, « FCA Lyon, France (Incoterms 2020) » si.FCA Lyon, France (Incoterms 2020)

Poids brut et net

Les deux, en kilos. Le net, c’est la marchandise ; le brut inclut l’emballage et la palette.Net 3 360 kg · Brut 3 912 kg

Origine de la marchandise

Le pays où elle a été produite, qui n’est pas nécessairement celui d’où vous expédiez. La préférence tarifaire en dépend.France (Union européenne)

Mode et délai de paiement

Quel instrument et quand. C’est ce que la banque de votre client doit lire pour instruire quoi que ce soit.30 % d’acompte, 70 % contre copie des documents d’expédition

Délai de livraison

À partir de quand il court : de la confirmation de commande ou de l’encaissement de l’acompte. C’est la différence entre tenir et ne pas tenir.15 jours à compter de la réception de l’acompte

Validité de l’offre

La date jusqu’à laquelle vous tenez le prix. Sans elle, une offre de mars vous poursuit en octobre avec un autre coût de fret et un autre taux de change.Valable jusqu’au 15/10/2026

Coordonnées bancaires

IBAN et BIC du compte sur lequel vous voulez être payé. Vérifiez-les : la fraude au changement d’IBAN par courriel est la plus courante du secteur.IBAN FR76 3000 6000 0112 3456 7890 189 · BIC AGRIFRPP

Les erreurs qui la rendent inutilisable

• Ne pas mettre l’Incoterm, ou le mettre sans lieuSans lui, le prix ne veut rien dire : on ne sait pas s’il inclut le fret, l’assurance ou le dédouanement. Et sans le lieu, on ne sait pas non plus où s’arrête votre risque.
• Une désignation commerciale au lieu d’une désignation douanièreLa douane doit pouvoir recouper ce que dit le papier avec la position déclarée. « Gamme gourmet » ne décrit rien de classable et ouvre un contrôle.
• Qu’elle ne corresponde pas à la liste de colisage ou à la facture finaleC’est la première cause de marchandise retenue. Les trois documents sont comparés à destination et toute différence de poids, de colis ou de montant déclenche un contrôle.
• Omettre la validitéLe fret et le change bougent. Une proforma sans date d’expiration est un engagement indéfini à un prix qui n’existe plus.
• L’émettre sans numéro ou sur la même série que les facturesElle finit par se glisser dans la comptabilité comme s’il s’agissait d’une vente, ou par laisser un trou dans la numérotation qu’il faut expliquer.