Comment faire une facture commerciale d’exportation

Ce qui change par rapport à la proforma

La facture commerciale, c’est la proforma devenue fait. Même contenu, statut différent : celle-ci est numérotée dans votre série de ventes, elle se comptabilise, elle se déclare et c’est elle que la douane de destination utilise pour calculer ce que paie votre client.

Le critère n’est donc pas de « ressembler » à la proforma, c’est d’y correspondre. Si la quantité ou le prix ont changé entre l’offre et la facture parce que la commande a changé, on émet une nouvelle proforma avant de facturer. Facturer autre chose que ce qui a été offert est le moyen le plus rapide de faire tomber un crédit documentaire ou de faire demander des explications par une douane.

L’autre différence est fiscale : une exportation hors de l’Union européenne se facture sans TVA, et cette exonération doit pouvoir se prouver.

Ce qu’elle ajoute à la proforma

Tous les champs de la proforma sont toujours là. Voici ceux qui apparaissent ou changent lorsqu’on facture pour de bon.

Numéro de facture: De votre série normale de ventes, continue et sans trou. C’est ce qui en fait un document comptable.FC-2026-0312
Date d’émission: Celle de l’exigibilité de l’opération. Elle fixe la période de déclaration.16/09/2026
Mention d’exonération de TVA: La facture est sans TVA, mais elle doit dire pourquoi. La mention exacte dépend de s’il s’agit d’une exportation ou d’une livraison intracommunautaire.Exonération de TVA — art. 262-I du CGI (exportation de biens)
Numéro de TVA du clientFacultatif: Uniquement pour les ventes vers un autre État membre, et vérifié dans VIES le jour de l’opération. Sans numéro de TVA valide, la livraison n’est pas exonérée.SE556789012301
Référence à la proforma: Le numéro de l’offre dont elle découle. C’est ce qui permet à votre client et à sa banque de rapprocher les documents.Réf. proforma PRO-2026-0147
Référence à la commande du clientFacultatif: Son numéro de commande d’achat. Sans lui, une facture peut mettre des semaines à être validée dans une grande entreprise.Votre commande PO-88213
Déclaration d’origineFacultatif: S’il y a un accord commercial et que vous respectez la règle d’origine, le texte de la déclaration d’origine va ici, avec votre numéro REX le cas échéant.L’exportateur des produits couverts par le présent document (REX FRxxxxxxxxx) déclare que, sauf indication claire du contraire, ces produits ont l’origine préférentielle Union européenne.
Ventilation des coûts de l’IncotermFacultatif: Si le prix inclut le fret ou l’assurance, il vaut mieux les ventiler. La douane a besoin de savoir quelle part est marchandise pour calculer la valeur en douane.Marchandise 23 280,00 € · Fret 1 420,00 € · Assurance 96,00 €
Signature ou cachetFacultatif: Pas obligatoire dans l’Union, mais certaines destinations et certaines banques l’exigent. Le demander avant évite un renvoi.Signée et cachetée

Pourquoi la douane ne taxe pas sur votre facture

Le droit de douane ne se calcule pas sur le montant que porte votre facture, mais sur la valeur en douane, qui est autre chose. Elle part du prix payé et y ajoute des éléments qui ne sont pas toujours facturés : transport et assurance jusqu’à la frontière, emballages, redevances, ou la valeur de matériaux que l’acheteur vous a fournis gratuitement.

D’où l’importance de la ventilation de l’Incoterm. Si vous vendez en CIF, le prix inclut déjà fret et assurance jusqu’au port de destination, et dans beaucoup de destinations il faut retrancher le segment postérieur à la frontière pour ne pas payer de droits en trop. Avec un prix forfaitaire, cet ajustement est impossible et votre client paie trop.

Avant de l’émettre

Elle correspond à la proforma en quantité, prix, Incoterm et désignation
Elle porte la mention d’exonération de TVA qui correspond à l’opération
Si elle est intracommunautaire, j’ai vérifié le numéro de TVA du client dans VIES aujourd’hui
Les poids et le nombre de colis sont les mêmes que sur la liste de colisage
Si j’applique l’origine préférentielle, je respecte la règle et je peux le démontrer
J’ai convenu avec le transitaire qu’il m’envoie la certification de sortie

Ceux qui coûtent cher plus tard

Facturer sans TVA à un client européen sans vérifier son numéro de TVASi le numéro n’était pas actif le jour de la livraison, l’opération cesse d’être exonérée et c’est vous qui finissez par payer la TVA, avec majoration.
Ne pas conserver la certification de sortieC’est la seule preuve que la marchandise a quitté le territoire de l’Union. Sans elle, l’exonération ne tient pas lors d’un contrôle.
Émettre une facture différente de la proformaS’il y a un crédit documentaire, la banque compare et rejette. S’il n’y en a pas, la douane de destination trouve deux documents qui ne concordent pas.
Indiquer un prix forfaitaire en CIF ou DAPSans ventiler le transport, votre client ne peut pas déduire le segment postérieur à la frontière et paie des droits sur des montants qu’il ne devrait pas.
Recopier la déclaration d’origine d’un autre fournisseurC’est vous qui signez la déclaration et vous qui en répondez. Si votre produit ne respecte pas la règle d’origine de sa position, la douane de destination peut réclamer le droit des années plus tard — à votre client, qui vous le réclamera.