Qui l’émet, et pourquoi cela change tout
Un connaissement n’est pas un document qu’on remplit et qu’on signe comme une facture. Il est émis par le transporteur — la compagnie maritime, ou le transitaire qui agit comme tel — et il est émis en recopiant littéralement ce que vous lui avez envoyé. Cet envoi a un nom : les instructions d’expédition, ou « shipping instructions ».
La conséquence pratique est que chercher un modèle de B/L ne sert à rien. Ce que vous maîtrisez, ce sont les instructions et le brouillon. Si les instructions sont bonnes, le B/L sort bon ; si elles contiennent une coquille, la compagnie la recopie telle quelle et la corriger ensuite coûte de l’argent et des jours.
Et il y a une asymétrie à garder en tête : la compagnie ne vérifie pas ce qu’il y a dans le conteneur. C’est pourquoi la désignation de la marchandise apparaît sur le B/L précédée de « said to contain » — « dit contenir ». Ce que vous déclarez est à vous et c’est vous qui en répondez.
Comment il se produit, de la réservation à l’original
Cinq moments, et dans trois d’entre eux vous pouvez encore changer des choses. Dans les deux autres, non.
- Réservez la placeVous ou votre transitaire demandez de la place à la compagnie. À la confirmation on vous donne un numéro de booking et deux dates qui commandent tout le reste : la fermeture de chargement au terminal et la fermeture documentaire, qui est l’heure limite pour envoyer les instructions.
- Envoyez les instructions d’expéditionAvant la fermeture documentaire. C’est le document qui dicte ce que dira le B/L : parties, marchandise, poids, conditions de fret et type de connaissement souhaité. Envoyez-le par écrit et gardez le courriel : c’est votre preuve de ce que vous avez demandé.
- Déclarez la masse brute vérifiée (VGM)En maritime conteneurisé, il est obligatoire de déclarer la masse brute vérifiée du conteneur chargé avant l’embarquement. Sans VGM, le conteneur ne monte pas à bord. Elle est déclarée par le chargeur figurant sur le B/L, c’est-à-dire vous.
- Relisez le brouillonLa compagnie envoie un brouillon (draft B/L). C’est le moment : ici les changements sont gratuits et rapides. Une fois les originaux émis, toute correction est une réémission, avec son tarif et son retard, et si le navire est parti elle peut être impossible.
- Les originaux sont émisNormalement trois originaux et plusieurs copies non négociables. À partir de là, le document vaut ce que vaut la cargaison : qui détient un original peut la retirer. Décidez à l’avance par où ils voyagent, car les envoyer à l’acheteur revient à lui remettre la marchandise.
Quoi envoyer dans les instructions d’expédition
Voici ce que la compagnie va recopier. Écrivez-le déjà tel que vous voulez le voir imprimé, avec les mêmes majuscules et la même raison sociale.
- Numéro de booking
- La réservation que la compagnie vous a donnée. Sans lui, les instructions ne se rattachent à rien.Booking MSC-4471982
- Shipper
- Raison sociale complète, adresse et, dans l’Union, votre numéro EORI. Tel qu’il figure au registre, pas le nom commercial.HUILES DU SUD SARL · EORI FR12345678901 · Lyon, France
- Consignee
- La case qui décide si le B/L est négociable. Un nom précis le rend nominatif ; « TO ORDER » ou « TO ORDER OF [banque] » le rend négociable et vaut garantie de paiement.TO ORDER OF CRÉDIT AGRICOLE SA
- Notify party
- Qui la compagnie prévient à l’arrivée. Presque toujours l’acheteur, avec téléphone et courriel. Cela ne donne aucun droit sur la cargaison.NORDIC FOODS AB, Kungsgatan 12, Stockholm · +46 8 123456
- Désignation de la marchandise
- La même que sur la facture, en termes douaniers. S’il y a un crédit documentaire, elle doit correspondre littéralement à ce que le crédit exige.OLIVE OIL, EXTRA VIRGIN, BOTTLED — HS 150920
- Colis, poids brut et volume
- Les mêmes chiffres que la liste de colisage, sans arrondi différent. C’est l’écart qui provoque le plus de contrôles.8 PALLETS · 3 912,00 KGS · 11,140 CBM
- Conteneur et scellé
- En conteneur complet, numéro de conteneur et numéro de scellé. C’est ce qui atteste que personne ne l’a ouvert en route.MSCU1234567 / 40HC / SEAL FR0099431
- Condition de fret
- « Freight prepaid » si vous le payez, « freight collect » si le destinataire le paie. L’Incoterm le détermine, pas la préférence.FREIGHT PREPAID
- Type de B/L et nombre d’originaux
- Original négociable, sea waybill ou telex release, et combien d’originaux vous voulez. Le demander ici évite une réémission.3/3 ORIGINAL BILLS OF LADING
- Marchandises dangereusesFacultatif
- Le cas échéant, numéro ONU, classe, groupe d’emballage et la déclaration de l’expéditeur. Cela part à part et plus tôt.UN1263, Class 3, PG III
- Données du crédit documentaireFacultatif
- Si vous encaissez contre crédit, le numéro et la banque, plus tout texte que le crédit exige de voir figurer sur le B/L.L/C 0123456 — Handelsbanken, Stockholm
Quel type demander selon votre mode de paiement
La décision n’est pas logistique, elle est financière. Elle se prend avant d’envoyer les instructions.
| Si vous êtes payé… | Demandez | Pourquoi |
|---|---|---|
| D’avance, déjà sur votre compte | Sea waybill ou telex release | La cargaison est remise sans papier et personne n’attend le coursier. Vous n’avez plus besoin de la garantie. |
| Contre remise des documents | Original négociable « to order » | Les originaux transitent par la banque. Votre client ne retire pas avant d’avoir payé ou accepté. |
| Par crédit documentaire | Original « to order of [banque émettrice] » | C’est ce que le crédit exige, et cela donne à la banque le contrôle de la marchandise en garantie. |
| À terme, avec un client de confiance | Nominatif ou sea waybill | Plus rapide et moins cher. Vous prenez le risque en échange de la vitesse. |
Avant d’approuver le brouillon
La compagnie laisse en général quelques heures pour relire. C’est la seule fenêtre où corriger est gratuit.
- Le shipper et le consignee sont écrits exactement comme au registre du commerce
- Les colis, le poids brut et le volume sont ceux de la liste de colisage, chiffre pour chiffre
- Le numéro de conteneur et celui du scellé correspondent au procès-verbal de chargement
- Il indique « freight prepaid » ou « collect » selon l’Incoterm de la facture
- La désignation permet d’identifier la marchandise et cadre avec la position déclarée
- Il porte la mention « shipped on board » datée, si vous en avez besoin pour un crédit
- Le nombre d’originaux est celui demandé et je sais par où voyage chacun
- Il n’y a aucune réserve sur l’état de la marchandise ou de l’emballage
Ce que coûte une réémission
- Envoyer les instructions après la fermeture documentaireLa compagnie émet avec ce qu’elle a, ou laisse la cargaison à terre. Cette fermeture tombe en général un ou deux jours avant la fermeture de chargement, pas le même jour.
- Recopier la raison sociale depuis le courriel du clientCe qui va sur le B/L est le nom enregistré. Une abréviation ou une lettre en trop oblige à réémettre pour que la douane de destination l’accepte.
- Écrire « to order » sans dire à l’ordre de quiUn « to order » seul est à l’ordre du chargeur et doit être endossé. Si vous le vouliez à l’ordre de la banque, dites-le dans les instructions.
- Approuver le brouillon sans le lireC’est le moment où tout est gratuit. Ensuite, chaque correction a un tarif de réémission et, si le navire a appareillé, il peut n’y avoir aucune correction possible.
- Oublier le VGMSans masse brute vérifiée déclarée à temps, le conteneur n’embarque pas. Il reste au terminal à générer du magasinage pendant que quelqu’un règle la question.