Comment commencer à exporter, étape par étape

Ce que presque personne ne vous dit le premier jour

Exporter, ce n’est pas vendre plus loin : c’est vendre avec plus de monde entre les deux. Entre votre entrepôt et celui de votre client il y a un transitaire, deux douanes, une banque et, avec un peu de chance, un assureur. Chacun demande un papier, facture quelque chose et a ses propres délais. Rien de tout cela n’est difficile séparément. Ce qui est difficile, c’est l’ordre.

La plupart des problèmes d’une première commande ne sont pas des problèmes de connaissance : ce sont des problèmes de séquence. On annonce un prix avant de savoir ce que coûte de poser la marchandise là-bas, on accepte un Incoterm que personne n’a lu, on charge le camion avant d’avoir bouclé les conditions de paiement. Quand cela arrive, la commande n’est pas perdue : elle est gagnée à perte, ce qui est pire parce que cela ne se voit pas.

Ce guide, c’est la séquence. Neuf étapes, dans l’ordre où elles se produisent réellement. Chacune dit ce que vous décidez et ce qui ne dépend pas de vous, qui est l’autre moitié de l’information qui manque.

Les neuf étapes d’une première commande

De haut en bas. On peut revenir en arrière, mais en sauter une vers l’avant coûte toujours cher.

1. 01Savoir ce que vous vendez aux yeux d’une douaneVotre produit a un numéro : sa position tarifaire. De ce numéro dépendent le droit de douane que paiera votre client, les papiers qu’on lui demandera et les données de marché que vous pouvez consulter. Sans lui vous ne pouvez ni chiffrer ni chercher un marché, il vient donc en premier. C’est vous qui classez, et c’est vous qui en répondez : le code utilisé par votre fournisseur n’a pas à être le vôtre.
2. 02Choisir le pays, pas seulement l’accepterLa plupart des premières exportations commencent par un courriel arrivé tout seul. Y répondre est légitime ; bâtir dessus, non. Avant d’investir un an dans un marché, regardez combien il importe de votre position, à quel prix moyen et quelles barrières il applique. Un pays qui achète beaucoup a de la demande, ce qui n’est pas la même chose qu’avoir de la place pour vous.
3. 03Vérifier que vous pouvez entrerAvant le prix, la barrière. Trois questions : votre produit a-t-il besoin d’un enregistrement, d’une certification ou d’un étiquetage propre là-bas ? Existe-t-il un accord commercial avec l’Union européenne qui abaisse le droit de votre client ? Le destinataire ou la destination figurent-ils sur une liste de sanctions ? Les trois se traitent en un après-midi et les trois peuvent annuler toute l’opération.
4. 04Calculer le coût rendu là-basVotre prix départ usine n’est pas votre prix à destination. S’y ajoutent le transport intérieur, le dédouanement, le fret, l’assurance, les droits à l’importation, la TVA locale ou son équivalent et la marge de chaque maillon du canal. Le même produit coûte facilement le double en rayon. Ce chiffre se calcule avant de chiffrer l’offre, pas après que le client a trouvé cela cher.
5. 05Choisir l’IncotermTrois lettres qui répartissent qui paie quoi, où s’arrête votre risque et qui se charge de chaque dédouanement. Ce n’est pas un détail de l’offre : c’est la moitié de l’offre. Pour une première vente, quelque chose d’intermédiaire et de bien compris — FCA ou CPT — protège en général mieux qu’un EXW qui vous met hors de l’opération ou qu’un DDP qui fait de vous l’importateur dans un pays dont vous ne connaissez pas les règles.
6. 06Faire l’offre : la facture proformaLa proforma est l’offre formelle. Ce n’est pas une facture et elle ne se comptabilise pas, mais c’est le document avec lequel votre client demande un financement, obtient une licence ou ouvre un crédit documentaire. Elle porte le prix, l’Incoterm avec son lieu, la devise, la validité, le délai de livraison et les conditions de paiement. Sans ces cinq données ce n’est pas une offre comparable : c’est un prix en l’air.
7. 07Verrouiller comment vous serez payéAvant de produire, pas après avoir chargé. Sur une première commande avec un client sans antécédents, la norme est le paiement d’avance total ou partiel, ou un crédit documentaire si le montant le justifie. La règle qui évite les ennuis est simple : ne perdez jamais en même temps le contrôle de la marchandise et le contrôle du paiement.
8. 08Préparer l’expédition et ses papiersC’est maintenant que le transitaire intervient. Il réserve, vous documentez : facture commerciale, liste de colisage, preuve d’origine s’il y a un accord, et ce que cette destination demande précisément. La règle d’or est que les trois documents disent exactement la même chose — mêmes colis, mêmes poids, mêmes désignations — parce que celui qui les compare à l’arrivée n’a pas vos courriels, il a les papiers.
9. 09Dédouaner, embarquer et garder la preuveLa douane de sortie valide la déclaration d’exportation et, lorsque la marchandise quitte le territoire, délivre la certification de sortie. Ce document est celui qui justifie une facture sans TVA. Classez-le avec l’opération, à côté du document de transport et de la preuve d’encaissement : si un jour il y a un contrôle, c’est ce dossier qui est examiné.

Qui décide quoi

La moitié des discussions d’une première commande viennent de ne pas avoir cela au clair. Utile à relire quand l’acheteur pousse.

Avant d’envoyer votre première offre

Si une case n’est pas cochée, l’offre qui partira va vous coûter de l’argent.

• J’ai la position tarifaire de mon produit et je sais d’où elle vient
• Je sais quel droit paie mon client là-bas et si un accord l’abaisse
• J’ai vérifié que mon produit peut entrer : enregistrements, certificats et étiquetage
• J’ai calculé le coût rendu, pas seulement mon prix départ usine
• J’ai choisi un Incoterm et je sais exactement où s’arrête mon risque
• Je sais comment je serai payé et ce qui se passe si le client ne paie pas
• J’ai demandé délai et prix de transport à un transitaire, je ne les ai pas estimés
• Mon offre porte une validité et une devise, pour que le change ne mange pas la marge

Les erreurs qui reviennent

• Proposer un EXW parce que « c’est plus simple »L’EXW laisse l’acheteur faire votre dédouanement export dans votre pays, une formalité qui revient à un exportateur établi. Beaucoup d’opérations EXW finissent en désordre administratif ou en une exportation que vous ne pouvez pas justifier comme telle.
• Donner une date de livraison sans demander au transitaireLes transit times réels incluent l’enlèvement, la consolidation, les départs hebdomadaires, le transit et le dédouanement à l’arrivée. Ce qui est promis de mémoire tombe en général à deux semaines de la réalité.
• Que la facture, la liste de colisage et le transport ne disent pas la même choseC’est la première cause de marchandise bloquée. La douane de destination compare les trois documents et toute différence de poids, de colis ou de désignation ouvre un contrôle.
• Traiter la preuve d’origine comme un papier de plusC’est elle qui fait payer moins de droits à votre client, et celle que sa douane peut contrôler des années plus tard. Si vous l’avez délivrée sans respecter la règle d’origine, c’est vous qui répondez.
• Facturer en devise sans donner de validité à l’offreEntre l’offre et l’encaissement il peut s’écouler quatre-vingt-dix jours. Un mouvement de cinq pour cent sur le change emporte une marge entière sans que personne ait rien fait de mal.

Quoi faire cette semaine

Si vous n’avez jamais exporté, l’ordre pour commencer aujourd’hui est celui-ci : classez votre produit, regardez qui l’importe, et appelez un transitaire pour un prix indicatif vers les deux ou trois destinations qui ressortent. Avec ces trois choses vous pouvez bâtir un vrai prix de revient, et avec un vrai prix de revient vous pouvez parler à un acheteur sans jouer à pile ou face.

Le reste — le contrat, l’assurance, la couverture de change — se règle quand il y a une commande sur la table. Commencer par là est la façon la plus courante de ne jamais commencer.