La semaine qui décide
Entre la confirmation de commande et le départ du camion il y a une semaine pendant laquelle presque tout se rattrape encore par courriel, et après laquelle non. Les incidents que l’on paie — contrôles, surestaries, marchandise refusée — auraient presque toujours pu être évités par une vérification de cinq minutes pendant ces jours-là.
Voici ce qu’il faut boucler, regroupé selon avec qui on le boucle. Ce n’est pas une liste de bonnes pratiques : c’est la liste de ce qui, s’il manque, arrête l’expédition.
Avec votre client
Tout ce qui dépend de lui doit être confirmé par écrit, pas tenu pour acquis.
- L’acompte est encaissé et l’argent est sur le compte, pas « envoyé »
- Il m’a confirmé l’adresse exacte de livraison et qui réceptionne, avec un téléphone
- Je sais qui figure comme importateur à destination et qu’il est habilité à l’être
- Il m’a dit s’il faut un document supplémentaire : certificat sanitaire, légalisation, analyse
- Il sait dans quelle langue doit être l’étiquetage et me l’a confirmé par écrit
- S’il y a un crédit documentaire, j’ai le texte et je peux le respecter tel qu’il est écrit
Avec votre transitaire
Une offre de fret n’est pas une réservation. Tant qu’il n’y a pas de numéro de booking, il n’y a pas de place.
- Il y a une réservation confirmée avec numéro, navire ou vol et date de départ
- Je connais la date limite de mise à quai et la date limite documentaire
- L’Incoterm que je lui ai donné est le même que celui de la facture
- Je sais si le fret est prepaid ou collect et cela correspond à l’accord
- Il m’a confirmé quels documents il lui faut et sous quel format
- Nous avons convenu qu’il m’enverra la certification de sortie de la douane
Dans votre entrepôt
Ce qui sort par la porte doit être exactement ce que disent les papiers.
- Les colis sont numérotés et marqués physiquement, pas seulement sur la liste
- Le poids brut, je l’ai pesé, pas estimé
- Le bois d’emballage porte le marquage NIMP-15 et il est visible
- L’étiquetage du produit est celui du pays de destination
- Une copie de la liste de colisage voyage à l’intérieur de l’envoi
- J’ai photographié le chargement et le scellé avant fermeture
Les documents, et qui les délivre
Aucun de ces documents n’est délivré par la même personne, d’où des délais de demande différents.
| Document | Qui le délivre | Quand le demander |
|---|---|---|
| Facture commerciale | Vous | À la confirmation de commande |
| Liste de colisage | Vous | À la préparation du chargement |
| Document de transport | Le transporteur ou la compagnie | À la réservation ; le brouillon, avant de charger |
| Preuve d’origine | Vous (déclaration d’origine) ou la chambre de commerce | Une semaine avant : la chambre a ses propres délais |
| Certificat sanitaire ou phytosanitaire | L’autorité compétente | Deux ou trois semaines avant, selon la destination |
| Assurance transport | Votre courtier ou le transitaire | Avant que la marchandise quitte l’entrepôt |
| Déclaration d’exportation | Le déclarant en douane | Avec les documents complets, avant le départ |
Ce qu’on oublie le plus
- Charger avec l’acompte « en route »Un virement international peut prendre des jours et peut ne pas arriver. Tant que l’argent n’est pas sur le compte, la marchandise ne quitte pas l’entrepôt.
- Demander la preuve d’origine la veilleSi c’est la chambre de commerce qui la délivre, elle a ses délais et ses horaires. Sans elle, votre client paie le droit plein et vous le réclamera.
- Ne pas confirmer qui est l’importateur à destinationIl y a des pays où l’importateur doit être enregistré au préalable. Si votre client ne l’est pas, le conteneur arrive et ne peut pas entrer.
- Donner le poids de mémoireL’écart entre le poids déclaré et le poids réel est la cause la plus fréquente de contrôle physique, et ce contrôle est payé par celui dont la marchandise est immobilisée.