O que é e o que não é
Uma fatura proforma é uma oferta com cara de fatura. Tem a mesma aparência de uma fatura comercial — os mesmos campos, o mesmo detalhamento —, mas não é um documento contábil nem fiscal: não é escriturada, não gera cobrança e não substitui a nota fiscal. Serve para que a outra parte possa fazer algo com a sua oferta.
E esse “algo” é o que a torna importante. Com a sua proforma, o seu cliente pede uma licença de importação, solicita divisas ao banco central do país dele, abre um crédito documentário, justifica um adiantamento à diretoria financeira ou apresenta a operação para obter um subsídio. Um e-mail com um preço não serve para nada disso; uma proforma serve.
Daí a regra que organiza todo o resto: a proforma tem de dizer exatamente o que a fatura comercial vai dizer. Se o preço, a quantidade, o Incoterm ou a descrição mudam de uma para a outra, o seu cliente tem um problema com o banco ou com a alfândega dele, e você tem um cliente com um problema.
O que leva, campo a campo
Este é o conteúdo mínimo de uma proforma que sirva para alguma coisa. A ordem é a de costume, de cima para baixo.
- O título, literal
- Precisa dizer “Fatura proforma” ou “Proforma invoice”. Sem isso, alguém vai lançá-la na contabilidade por engano.FATURA PROFORMA / PROFORMA INVOICE
- Número e data
- Série própria, diferente da das suas faturas. Não misturar as duas numerações evita meio problema de auditoria.PRO-2026-0147 · 16/09/2026
- Vendedor
- Razão social completa, endereço e CNPJ. É o CNPJ que identifica a sua empresa na Receita Federal, no Portal Único Siscomex e na DU-E.Cafés do Sul Ltda. · CNPJ 12.345.678/0001-90
- Comprador
- Razão social e endereço fiscal de quem compra. Se a mercadoria vai para outro endereço, ele vai à parte.Nordic Foods AB · Kungsgatan 12, Estocolmo
- ConsignatárioOpcional
- Quem recebe a mercadoria, quando não é o comprador. É o dado que a alfândega de destino usa para saber de quem cobrar.Nordic Foods Logistics AB, Gotemburgo
- Descrição da mercadoria
- O que é, numa linguagem que uma alfândega entenda. “Produto premium” não serve; a descrição precisa poder ser comparada com a classificação tarifária.Café torrado em grão, não descafeinado, em pacotes valvulados
- Classificação tarifária
- O código do Sistema Harmonizado, com pelo menos seis dígitos — os seis primeiros da sua NCM. É dele que depende o imposto que o seu cliente vai pagar.SH 0901.21
- Quantidade e unidade
- Na unidade em que se vende, não na que for mais cômoda para você. Precisa bater com o packing list.4.800 pacotes · 400 caixas de 12
- Preço unitário e total
- Preço por unidade, valor por linha e total. Com a moeda escrita em cada valor, não só no cabeçalho.US$ 4,85/un. · US$ 23.280,00
- Incoterm e local
- A regra e o local, sempre juntos e com a versão. Um Incoterm sem local não diz nada: “FCA” não é uma condição; “FCA Curitiba, Brasil (Incoterms 2020)” é.FCA Curitiba, Brasil (Incoterms 2020)
- Peso bruto e líquido
- Os dois, em quilos. O líquido é a mercadoria; o bruto inclui embalagem e palete.Líquido 3.360 kg · Bruto 3.912 kg
- Origem da mercadoria
- O país onde ela foi produzida, que não é necessariamente aquele de onde você envia. Disso depende a preferência tarifária.Brasil
- Forma e prazo de pagamento
- Qual instrumento e quando. É o que o banco do seu cliente precisa ler para dar andamento a qualquer coisa.30% antecipado, 70% contra cópia dos documentos de embarque
- Prazo de entrega
- A partir de quando ele conta: da confirmação do pedido ou do recebimento do adiantamento. É a diferença entre cumprir e não cumprir.15 dias a partir do recebimento do adiantamento
- Validade da oferta
- A data até a qual você mantém o preço. Sem isso, uma oferta de março persegue você em outubro, com outro custo de frete e outra taxa de câmbio.Válida até 15/10/2026
- Dados bancários
- Banco, código SWIFT, agência e conta onde você quer receber, além do banco intermediário, se o seu banco indicar um. Confira sempre: a fraude da troca de dados bancários por e-mail é a mais comum do setor.Banco do Brasil · SWIFT BRASBRRJ · ag. 1234 · c/c 56789-0
Os erros que a deixam inútil
- Não colocar o Incoterm, ou colocá-lo sem localSem ele, o preço não significa nada: não se sabe se inclui frete, seguro ou despacho. E sem o local também não se sabe onde o risco deixa de ser seu.
- Uma descrição comercial em vez de aduaneiraA alfândega precisa poder comparar o que diz o papel com a classificação declarada. “Linha gourmet” não descreve nada classificável e abre uma revisão.
- Não bater com o packing list ou com a fatura finalÉ a primeira causa de mercadoria retida. Os três documentos são comparados no destino, e qualquer diferença de peso, volumes ou valor gera uma inspeção.
- Omitir a validadeO frete e o câmbio se movem. Uma proforma sem prazo de validade é um compromisso indefinido a um preço que já não existe.
- Emiti-la sem número ou na mesma série das faturasEla acaba entrando na contabilidade como se fosse uma venda, ou deixando um buraco na numeração que precisa ser explicado.