O que muda em relação à proforma
A fatura comercial é a proforma transformada em fato. Mesmo conteúdo, outro status: ela formaliza a venda, acompanha a mercadoria e é a que a alfândega de destino usa para calcular o que o seu cliente paga.
Por isso o critério não é “parecer” com a proforma, é coincidir com ela. Se entre a oferta e a fatura a quantidade ou o preço mudaram porque o pedido mudou, emite-se uma proforma nova antes de faturar. Faturar algo diferente do que foi ofertado é o jeito mais rápido de um crédito documentário cair ou de uma alfândega pedir explicações.
A outra diferença é fiscal, e no Brasil tem uma particularidade: o documento fiscal da exportação não é a fatura comercial, é a nota fiscal eletrônica (NF-e) de exportação, que é a base da DU-E. ICMS, IPI, PIS e Cofins não incidem sobre a exportação, e essa desoneração precisa poder ser comprovada.
O que ela acrescenta à proforma
Todos os campos da proforma continuam lá. Estes são os que aparecem ou mudam na hora de faturar de verdade.
- Número da fatura
- Da sua série de faturas de exportação, sequencial e sem buracos. É a referência que liga a fatura à NF-e, à DU-E e ao recebimento.FC-2026-0312
- Data de emissão
- A da operação. Precisa ser coerente com a da nota fiscal e com a do embarque.16/09/2026
- Vínculo com a nota fiscal de exportação
- A fatura não substitui a NF-e: é a nota que acoberta a saída da mercadoria, e é dela que nasce a DU-E. Quantidades, valores, NCM e descrição precisam bater entre as duas, e citar o número da NF-e na fatura facilita a conferência.Ref. NF-e nº 4.512, série 1
- Identificação fiscal do clienteOpcional
- O número fiscal do comprador no país dele — o número de IVA na União Europeia, o EIN nos Estados Unidos, o RUT no Chile —, quando a alfândega de destino ou o banco pedem.VAT SE556789012301
- Referência à proforma
- O número da oferta de onde ela vem. É o que permite ao seu cliente e ao banco dele casar os documentos.Ref. proforma PRO-2026-0147
- Referência ao pedido do clienteOpcional
- O número de compra dele. Sem isso, a fatura pode levar semanas para ser aprovada numa empresa grande.Seu pedido PO-88213
- Referência à prova de origemOpcional
- Se há acordo com o destino e você cumpre a regra de origem, o certificado de origem cita o número e a data desta fatura — ou, nos acordos que admitem a autocertificação, a declaração de origem vai na própria fatura. Os dados dos dois documentos precisam coincidir.Certificado de origem nº 2026/0451 — ref. fatura FC-2026-0312
- Detalhamento dos custos do IncotermOpcional
- Se o preço inclui frete ou seguro, convém separá-los. A alfândega de destino precisa saber qual parte é mercadoria para calcular o valor aduaneiro.Mercadoria US$ 23.280,00 · Frete US$ 1.420,00 · Seguro US$ 96,00
- Assinatura ou carimboOpcional
- Não é uma exigência universal, mas há destinos e bancos que pedem fatura assinada. Perguntar antes evita um reenvio.Assinada e carimbada
Por que a alfândega não cobra sobre a sua fatura
O imposto de importação não é calculado sobre o valor que está na sua fatura, mas sobre o valor aduaneiro, que é outra coisa. Ele parte do preço pago e soma itens que nem sempre estão faturados: transporte e seguro até a fronteira, embalagens, royalties ou o valor de materiais que o comprador tenha fornecido de graça.
Por isso o detalhamento do Incoterm importa. Se você vende CIF, o preço já inclui frete e seguro até o porto de destino, e em muitos destinos é preciso descontar o trecho posterior à fronteira para não pagar imposto a mais. Com um preço fechado, sem detalhamento, esse ajuste não pode ser feito e o seu cliente paga a mais.
Antes de emitir
- Coincide com a proforma em quantidade, preço, Incoterm e descrição
- Bate com a NF-e de exportação em quantidades, valores, NCM e descrição
- Se o cliente está na União Europeia, conferi hoje o número de IVA dele no VIES
- Os pesos e volumes são os mesmos do packing list
- Se aplico origem preferencial, cumpro a regra e consigo demonstrar isso
- Combinei com o despachante como vou acompanhar a averbação da DU-E
Os que saem caro depois
- Fatura e NF-e com quantidades ou valores diferentesA DU-E nasce da nota fiscal, e a fatura é o que o banco e a alfândega de destino veem. Se os dois documentos contam histórias diferentes, a divergência aparece no despacho, no câmbio ou numa fiscalização.
- Não guardar a comprovação da exportaçãoA DU-E averbada é a prova de que a mercadoria saiu do país. Sem ela, a desoneração não se sustenta numa fiscalização.
- Emitir uma fatura diferente da proformaSe há crédito documentário, o banco compara e recusa. Se não há, a alfândega de destino encontra dois documentos que não batem.
- Colocar um preço fechado em CIF ou DAPSem detalhar o transporte, o seu cliente não consegue descontar o trecho posterior à fronteira e paga imposto sobre valores que não deveria.
- Usar a origem declarada por outro fornecedorA declaração é sua e quem responde é você, mesmo quando uma entidade emite o certificado. Se o seu produto não cumpre a regra de origem da NCM dele, a alfândega de destino pode cobrar o imposto anos depois — do seu cliente, que vai cobrar de você.