Quem emite, e por que isso muda tudo
Um conhecimento de embarque não é um documento que se preenche e se assina como uma fatura. Quem o emite é o transportador — o armador, ou o agente de cargas que atua como tal —, e ele o emite copiando literalmente o que você mandou. Esse envio seu tem nome: instruções de embarque, ou “shipping instructions”.
A consequência prática é que procurar um modelo de B/L não adianta nada. O que você controla são as instruções e a minuta. Se as instruções estão certas, o B/L sai certo; se têm um erro de digitação, o armador o copia tal qual, e corrigir depois custa dinheiro e dias.
E há uma assimetria que convém ter em mente: o armador não confere o que há dentro do contêiner. Por isso a descrição da mercadoria aparece no B/L precedida de “said to contain” — “diz-se que contém”. O que você declara é seu, e quem responde é você.
Como se produz, da reserva ao original
Cinco momentos, e em três deles você pode mudar as coisas. Nos outros dois, já não.
- Reserve o espaçoVocê ou o seu agente de cargas pedem espaço ao armador. Na confirmação, você recebe um número de reserva (booking) e duas datas que mandam em todo o resto: o deadline de entrega da carga no terminal e o deadline documental (o do draft), que é o prazo-limite para mandar as instruções.
- Mande as instruções de embarqueAntes do deadline documental. É o documento que dita o que o B/L vai dizer: partes, mercadoria, pesos, condição de frete e tipo de conhecimento que você quer. Mande por escrito e guarde o e-mail: é a sua prova do que foi pedido.
- Declare o peso verificado (VGM)No marítimo em contêiner, é obrigatório declarar a massa bruta verificada do contêiner cheio antes do embarque. Sem VGM, o contêiner não sobe no navio. Quem declara é o embarcador que consta no B/L, ou seja, você.
- Revise a minutaO armador manda uma minuta (draft B/L). Este é o momento: aqui as alterações são grátis e rápidas. Depois de emitidos os originais, qualquer correção é uma reemissão, com sua tarifa e seu atraso, e, se o navio já saiu, pode ser impossível.
- Os originais são emitidosNormalmente três originais e várias cópias não negociáveis. A partir daqui, o documento vale o que vale a carga: quem tem um original pode retirá-la. Decida antes por onde eles viajam, porque mandá-los ao comprador é entregar a mercadoria a ele.
O que mandar nas instruções de embarque
É isto que o armador vai copiar. Escreva já como você quer que saia impresso, com as mesmas maiúsculas e a mesma razão social.
- Número da reserva
- O booking que o armador deu. Sem ele, as instruções não se casam com nada.Booking MSC-4471982
- Shipper
- Razão social completa, endereço e CNPJ, como constam no cadastro da empresa, não a marca comercial.CAFES DO SUL LTDA. · CNPJ 12.345.678/0001-90 · Curitiba, Brazil
- Consignee
- O campo que decide se o B/L é negociável. Um nome específico o torna nominativo; “TO ORDER” ou “TO ORDER OF [banco]” o torna negociável, e então ele serve como garantia de recebimento.TO ORDER OF BANCO DO BRASIL S.A.
- Notify party
- Quem o armador avisa na chegada. Quase sempre o comprador, com telefone e e-mail. Não dá direito sobre a carga.NORDIC FOODS AB, Kungsgatan 12, Stockholm · +46 8 123456
- Descrição da mercadoria
- A mesma da fatura, em termos aduaneiros. Se há crédito documentário, precisa coincidir literalmente com o que o crédito exige.ROASTED COFFEE BEANS, NOT DECAFFEINATED — HS 090121
- Volumes, peso bruto e cubagem
- Os mesmos números do packing list, sem arredondamentos diferentes. É a divergência que mais provoca inspeções.8 PALLETS · 3.912,00 KGS · 11,140 CBM
- Contêiner e lacre
- Em contêiner cheio, a identificação do contêiner e o número do lacre. É o que comprova que ninguém o abriu no caminho.MSCU1234567 / 40HC / SEAL BR0099431
- Condição de frete
- “Freight prepaid” se você paga, “freight collect” se o destinatário paga. Quem determina é o Incoterm, não a preferência.FREIGHT PREPAID
- Tipo de B/L e número de originais
- Original negociável, sea waybill ou telex release, e quantos originais você quer. Pedir aqui evita ter de reemitir.3/3 ORIGINAL BILLS OF LADING
- Carga perigosaOpcional
- Se for o caso, número ONU, classe, grupo de embalagem e a declaração do expedidor. Vai à parte e com mais antecedência.UN1263, Class 3, PG III
- Dados do crédito documentárioOpcional
- Se você recebe por crédito, o número e o banco, além de qualquer texto que o crédito exija que apareça no B/L.L/C 0123456 — Handelsbanken, Stockholm
Que tipo pedir conforme a forma de recebimento
A decisão não é logística, é financeira. Ela é tomada antes de mandar as instruções.
| Se você recebe… | Peça | Por quê |
|---|---|---|
| Antecipado, já na sua conta | Sea waybill ou telex release | A carga é entregue sem papel e ninguém espera o courier. Você já não precisa da garantia. |
| Contra entrega de documentos | Original negociável “to order” | Os originais viajam pelo banco. O seu cliente não retira a carga até pagar ou aceitar. |
| Com crédito documentário | Original “to order of [banco emissor]” | É o que o crédito exige, e dá ao banco o controle da mercadoria como garantia. |
| A prazo, com cliente de confiança | Nominativo ou sea waybill | Mais ágil e mais barato. Você assume o risco em troca de velocidade. |
Antes de aprovar a minuta
O armador costuma dar algumas horas para revisar. É a única janela em que corrigir é de graça.
- O shipper e o consignee estão escritos exatamente como no registro oficial de cada empresa
- Os volumes, o peso bruto e a cubagem são os do packing list, número a número
- O número do contêiner e o lacre coincidem com os do registro de estufagem
- Diz “freight prepaid” ou “collect” conforme o Incoterm da fatura
- A descrição permite identificar a mercadoria e é compatível com a classificação declarada
- Tem a anotação “shipped on board” com data, se você precisa dela para um crédito
- O número de originais é o que você pediu, e você sabe por onde viaja cada um
- Não há nenhuma anotação sobre o estado da mercadoria ou da embalagem
O que custa uma reemissão
- Mandar as instruções depois do deadline documentalO armador emite com o que tiver ou deixa a carga em terra. Esse prazo costuma vencer um ou dois dias antes do deadline de carga, não no mesmo dia.
- Copiar a razão social do e-mail do clienteO que vai no B/L é o nome registrado. Uma abreviação ou uma letra a mais obriga a reemitir para que a alfândega de destino aceite.
- Colocar “to order” sem dizer de quemUm “to order” puro é à ordem do embarcador e precisa ser endossado. Se você queria à ordem do banco, diga isso nas instruções.
- Aprovar a minuta sem lerÉ o momento em que tudo é de graça. Depois, cada correção tem tarifa de reemissão e, se o navio já zarpou, pode não haver correção possível.
- Esquecer o VGMSem a massa bruta verificada declarada a tempo, o contêiner não embarca. Fica no terminal gerando armazenagem enquanto alguém resolve.