Como começar a exportar, passo a passo

O que quase ninguém conta no primeiro dia

Exportar não é vender mais longe: é vender com mais gente no meio. Entre o seu armazém e o do seu cliente há um agente de cargas, um despachante, duas alfândegas, um banco (com o câmbio) e, com sorte, uma seguradora. Cada um pede um papel, cobra alguma coisa e tem os seus prazos. Nada disso é difícil isoladamente. O que custa é a ordem.

A maioria dos problemas de um primeiro pedido não é falta de conhecimento: é problema de sequência. Oferta-se um preço antes de saber quanto custa colocar a mercadoria lá, aceita-se um Incoterm que ninguém leu, carrega-se o caminhão antes de fechar a forma de recebimento. Quando isso acontece, o pedido não se perde: ele se ganha com prejuízo, o que é pior, porque não aparece.

Este guia é a sequência. Nove passos, na ordem em que acontecem de verdade. Cada um diz o que você decide e o que não depende de você, que é a outra metade da informação que falta.

Os nove passos de um primeiro pedido

De cima para baixo. Dá para voltar atrás, mas pular um passo para a frente sempre sai caro.

1. 01Saber o que você vende aos olhos de uma alfândegaO seu produto tem um número: a NCM, cujos seis primeiros dígitos são o código SH que o mundo todo usa. Desse número dependem o imposto que o seu cliente vai pagar na importação, os papéis que vão pedir a ele e os dados de mercado que você pode consultar. Sem ele, você não consegue nem orçar nem pesquisar mercado, então ele vem primeiro. Quem classifica é você, e quem responde pela classificação é você: o código que o seu fornecedor usa não necessariamente serve.
2. 02Escolher o país, não aceitá-loA maioria das primeiras exportações começa com um e-mail que chegou sozinho. Responder está certo; construir em cima dele, não. Antes de investir um ano num mercado, veja quanto ele importa da sua posição, a que preço médio compra e que barreiras tem. Um país que compra muito tem demanda, o que não é o mesmo que ter espaço para você.
3. 03Verificar se você consegue entrarAntes do preço, a barreira. São três perguntas: o seu produto precisa de registro, certificado ou rotulagem própria nesse país? Há acordo comercial do Brasil ou do Mercosul com ele que reduza o imposto para o seu cliente? O destinatário ou o destino estão em alguma lista de sanções? As três se respondem numa tarde, e as três podem cancelar a operação inteira.
4. 04Calcular o custo posto láO seu preço de fábrica não é o seu preço no destino. Em cima dele vêm transporte interno, despacho, frete, seguro, imposto de importação no destino, IVA ou equivalente e a margem de cada elo do canal. O mesmo produto custa facilmente o dobro ao chegar à gôndola. Esse número se calcula antes de ofertar, não depois de o cliente dizer que está caro.
5. 05Escolher o IncotermTrês letras que dividem quem paga o quê, onde o risco deixa de ser seu e quem cuida de cada alfândega. Não é um detalhe da oferta: é metade dela. Numa primeira venda, algo intermediário e conhecido — FCA ou CPT — costuma proteger mais do que um EXW, que tira você da operação, ou um DDP, que faz de você importador num país cujas regras você não conhece.
6. 06Fazer a oferta: a fatura proformaA proforma é a oferta formal. Não é uma fatura nem um documento fiscal, mas é com ela que o seu cliente pede financiamento, tramita uma licença ou abre um crédito documentário. Leva preço, Incoterm com o local, moeda, validade, prazo de entrega e forma de pagamento. Sem esses dados, não é uma oferta comparável: é um preço solto.
7. 07Fechar como você vai receberAntes de produzir, não depois de carregar. Num primeiro pedido com um cliente sem histórico, o normal é pagamento antecipado total ou parcial, ou um crédito documentário se o valor justificar — e combinar com o seu banco como será fechado o câmbio. A regra que evita dores de cabeça é simples: não perca ao mesmo tempo o controle da mercadoria e o controle do recebimento.
8. 08Preparar o embarque e os papéisAgora entram o agente de cargas e o despachante. Eles reservam e registram; você documenta: nota fiscal de exportação, fatura comercial, packing list, certificado de origem se há acordo e o que aquele destino pedir. A regra de ouro é que os documentos digam exatamente a mesma coisa — mesmos volumes, mesmos pesos, mesmas descrições —, porque quem os compara no destino não tem o seu e-mail em mãos, tem os papéis.
9. 09Despachar, embarcar e guardar a provaCom a empresa habilitada no Radar, a DU-E é registrada no Portal Único Siscomex a partir da nota fiscal. Quando a mercadoria embarca, a DU-E é averbada: é o registro que comprova a exportação e sustenta a venda sem ICMS, IPI, PIS e Cofins. Guarde-o com a operação, junto ao conhecimento de transporte e aos comprovantes do recebimento e do câmbio: se um dia houver fiscalização, é essa pasta que vão revisar.

Quem decide cada coisa

Metade das discussões de um primeiro pedido vem de não ter isto claro. Serve de lembrete quando o cliente pressiona.

Antes de mandar a sua primeira oferta

Se algum item não está marcado, a oferta que sair vai custar dinheiro a você.

• Tenho a NCM do meu produto e sei de onde a tirei
• Sei que imposto o meu cliente paga nesse país e se há acordo que o reduza
• Verifiquei que o meu produto pode entrar: registros, certificados e rotulagem
• Calculei o custo posto lá, não só o meu preço de fábrica
• Escolhi um Incoterm e sei exatamente onde termina o meu risco
• Sei como vou receber, como fecho o câmbio e o que acontece se o cliente não pagar
• Pedi prazo e preço de transporte a um agente de cargas, não estimei
• A minha oferta tem validade e moeda, para que o câmbio não coma a margem

Os erros que se repetem

• Ofertar EXW porque “assim é mais simples”EXW deixa o comprador responsável pelo seu despacho de exportação no Brasil, um trâmite que cabe a um exportador habilitado aqui. Muitas operações EXW acabam num nó administrativo ou numa exportação que você não consegue comprovar como tal.
• Dar uma data de entrega sem perguntar ao agente de cargasOs prazos reais incluem coleta, consolidação, saídas semanais, trânsito e despacho no destino. O que se prometeu de cabeça costuma ficar a duas semanas do que acontece.
• A fatura, o packing list e o transporte não dizerem a mesma coisaÉ a primeira causa de mercadoria parada. A alfândega de destino compara os três documentos, e qualquer diferença de peso, volumes ou descrição abre uma revisão.
• Tratar a prova de origem como mais um papelÉ ela que faz o seu cliente pagar menos imposto, e é ela que a alfândega dele pode revisar anos depois. Se você a emitiu sem cumprir a regra de origem, quem responde é você.
• Faturar em moeda estrangeira sem dar validade à ofertaEntre ofertar e receber podem passar noventa dias. Uma variação de cinco por cento no câmbio leva uma margem inteira sem que ninguém tenha feito nada errado.

O que fazer esta semana

Se você nunca exportou, a ordem para começar hoje é esta: classifique o seu produto na NCM, veja quem o importa e ligue para um agente de cargas para pedir um preço de referência para os dois ou três destinos que aparecerem. Se a sua empresa ainda não tem, peça também a habilitação no Radar à Receita Federal: os limites de valor das modalidades valem para a importação, e para exportar a habilitação expressa costuma bastar — confira as regras atuais no site da Receita. Com isso, você já consegue montar uma planilha de custos real e, com ela, falar com um comprador sem arriscar.

O resto — o contrato, o seguro, a proteção cambial — se resolve quando houver um pedido na mesa. Começar por aí é o jeito mais comum de nunca começar. E, se é a sua primeira vez, vale conhecer os programas da Apex-Brasil para empresas que estão começando a exportar, como o PEIEX.