A semana que decide
Entre a confirmação do pedido e a saída da carga há uma semana em que quase tudo ainda se resolve por e-mail, e depois da qual já não se resolve. Os problemas que custam dinheiro — conferência física, demurrage, mercadoria devolvida — quase sempre poderiam ter sido evitados com uma verificação de cinco minutos nesses dias.
Isto é o que precisa ser fechado, agrupado por com quem se fecha. Não é uma lista de boas práticas: é a lista do que, se faltar, para o embarque.
Com o seu cliente
Tudo o que depende dele tem de estar confirmado por escrito, não pressuposto.
- O sinal foi recebido e o dinheiro está na conta, não “enviado”
- Ele confirmou o endereço exato de entrega e quem recebe, com telefone
- Sei quem consta como importador no destino e que ele está habilitado para isso
- Ele disse se precisa de algum documento extra: certificado sanitário, legalização, análises
- Ele sabe em que idioma deve ir a rotulagem e confirmou isso por escrito
- Se há crédito documentário, tenho o texto e consigo cumpri-lo tal como está escrito
Com o seu agente de cargas e o despachante
Uma cotação de frete não é uma reserva. Enquanto não houver número de booking, não há espaço.
- Há reserva confirmada com número, navio ou voo e data de saída
- Sei o deadline de entrega da carga no terminal e o de entrega dos documentos
- O Incoterm que passei é o mesmo da fatura
- Sei se o frete é prepaid ou collect, e isso bate com o combinado
- Ele confirmou que documentos precisa e em que formato
- Minha habilitação no Radar está ativa e o despachante está vinculado como meu representante
- Combinei que vou receber a DU-E averbada depois do embarque
No seu armazém
O que sai pela porta tem de ser exatamente o que dizem os papéis.
- Os volumes estão numerados e marcados fisicamente, não só na lista
- O peso bruto foi pesado, não estimado
- A madeira da embalagem tem a marca NIMF 15, e ela está visível
- A rotulagem do produto é a do país de destino
- A NF-e de exportação foi emitida e os dados batem com o packing list
- Vai uma cópia do packing list dentro da carga
- Tirei fotos da carga e do lacre antes de fechar
Os documentos, e quem os emite
Cada um é emitido por alguém diferente, e por isso eles precisam ser pedidos com antecedências diferentes.
| Documento | Quem emite | Quando pedir |
|---|---|---|
| Fatura comercial | Você | Ao confirmar o pedido |
| Packing list | Você | Ao preparar a carga |
| NF-e de exportação | Você | Antes da DU-E, que é registrada a partir da nota |
| Documento de transporte | O transportador, o armador ou o agente de cargas | Ao reservar; o rascunho, antes de carregar |
| Certificado de origem | Uma entidade habilitada, como federação ou associação comercial | Uma semana antes: a entidade tem os seus prazos |
| Certificado sanitário ou fitossanitário | O Ministério da Agricultura (MAPA), quando o produto exige | Duas ou três semanas antes, conforme o destino |
| Seguro de transporte | O seu corretor ou o agente de cargas | Antes de a mercadoria sair do armazém |
| DU-E | Você ou o seu despachante aduaneiro, no Portal Único Siscomex | Com a NF-e emitida e os documentos completos, antes da chegada da carga ao recinto |
O que mais se esquece
- Embarcar com o sinal “a caminho”Uma transferência internacional pode levar dias e pode não chegar. Enquanto o dinheiro não estiver na conta, a mercadoria não sai do armazém.
- Pedir o certificado de origem na vésperaA entidade emissora tem prazos e horários. Sem o certificado, o seu cliente paga o imposto de importação cheio e vai cobrar isso de você.
- Não confirmar quem é o importador no destinoHá países em que o importador precisa estar registrado previamente. Se o seu cliente não estiver, o contêiner chega e não pode entrar.
- Informar o peso de memóriaA divergência entre o peso declarado e o real é a causa mais comum de conferência física, e quem paga é quem está com a mercadoria parada.