Què canvia respecte de la proforma
La factura comercial és la proforma convertida en fet. Mateix contingut, estatus diferent: aquesta es numera a la teva sèrie de vendes, es comptabilitza, es declara i és la que la duana de destí fa servir per calcular el que paga el teu client.
Per això el criteri no és «assemblar-se» a la proforma, és coincidir-hi. Si entre l’oferta i la factura han canviat la quantitat o el preu perquè la comanda va canviar, s’emet una proforma nova abans de facturar. Facturar una cosa diferent de l’ofertada és la manera més ràpida que un crèdit documentari caigui o que una duana demani explicacions.
L’altra diferència és fiscal: una exportació fora de la Unió Europea es factura sense IVA, i aquella exempció s’ha de poder provar.
El que afegeix a la proforma
Tots els camps de la proforma hi continuen sent. Aquests són els que apareixen o canvien en facturar de debò.
- Número de factura
- De la teva sèrie normal de vendes, correlativa i sense forats. És el que la fa un document comptable.FC-2026-0312
- Data d’emissió
- La de meritació de l’operació. Marca el període en què es declara.16/09/2026
- Menció de l’exempció d’IVA
- La factura va sense IVA, però ha de dir per què. La menció concreta depèn de si és exportació o lliurament intracomunitari.Operació exempta d’IVA — art. 21 Llei 37/1992 (exportació de béns)
- NIF-IVA del clientOpcional
- Només en vendes a un altre Estat membre, i comprovat al VIES el dia de l’operació. Sense un NIF-IVA vàlid, el lliurament no és exempt.SE556789012301
- Referència a la proforma
- El número de l’oferta d’on ve. És el que permet al teu client i al seu banc aparellar els documents.Ref. proforma PRO-2026-0147
- Referència a la comanda del clientOpcional
- El seu número de compra. Sense ell, la factura pot trigar setmanes a aprovar-se en una empresa gran.La seva comanda PO-88213
- Declaració d’origenOpcional
- Si hi ha acord comercial i compleixes la regla d’origen, aquí va el text de la declaració d’origen, amb el teu número REX quan toca.L’exportador dels productes inclosos en el present document (REX ESxxxxxxxxx) declara que, llevat d’indicació expressa, són d’origen preferencial de la Unió Europea.
- Desglossament de costos de l’IncotermOpcional
- Si el preu inclou nòlit o assegurança, convé desglossar-los. La duana necessita saber quina part és mercaderia per calcular el valor en duana.Mercaderia 23.280,00 € · Nòlit 1.420,00 € · Assegurança 96,00 €
- Signatura o segellOpcional
- No és obligatori a la Unió, però hi ha destins i bancs que ho exigeixen. Preguntar-ho abans estalvia un reenviament.Signada i segellada
Per què la duana no cobra sobre la teva factura
L’aranzel no es calcula sobre l’import que posa la teva factura, sinó sobre el valor en duana, que és una altra cosa. Parteix del preu pagat i hi suma conceptes que no sempre estan facturats: transport i assegurança fins a la frontera, envasos, cànons, o el valor de materials que el comprador t’hagi lliurat de franc.
D’aquí que el desglossament de l’Incoterm importi. Si véns en CIF, el preu ja inclou nòlit i assegurança fins al port de destí, i a molts destins cal restar el tram posterior a la frontera per no pagar aranzel de més. Amb un preu a tant alçat, aquell ajust no es pot fer i el teu client paga de més.
Abans d’emetre-la
- Coincideix amb la proforma en quantitat, preu, Incoterm i descripció
- Porta la menció d’exempció d’IVA que correspon a l’operació
- Si és intracomunitària, he comprovat el NIF-IVA del client al VIES avui
- Els pesos i bultos són els mateixos que al packing list
- Si aplico origen preferencial, compleixo la regla i ho puc demostrar
- He acordat amb el transitari que m’enviï la confirmació de sortida
Els que surten cars després
- Facturar sense IVA a un client europeu sense comprovar el seu NIF-IVASi el número no estava operatiu el dia del lliurament, l’operació deixa de ser exempta i l’IVA acabes pagant-lo tu, amb recàrrec.
- No guardar la confirmació de sortidaÉs l’única prova que la mercaderia va sortir del territori de la Unió. Sense ella l’exempció no se sosté en una inspecció.
- Emetre una factura diferent de la proformaSi hi ha crèdit documentari, el banc compara i rebutja. Si no n’hi ha, la duana de destí es troba dos documents que no quadren.
- Posar un preu a tant alçat en CIF o DAPSense desglossar el transport, el teu client no pot deduir el tram posterior a la frontera i paga aranzel sobre imports que no hauria.
- Copiar la declaració d’origen d’un altre proveïdorLa declaració la signes tu i en respons tu. Si el teu producte no compleix la regla d’origen de la seva partida, la duana de destí pot reclamar l’aranzel anys després — al teu client, que te’l reclamarà a tu.