Què és i què no és
Una factura proforma és una oferta amb forma de factura. Té el mateix aspecte que una factura comercial —mateixes caselles, mateix desglossament— però no és un document comptable: no es registra, no genera un cobrament i no es declara. Serveix perquè l’altra part pugui fer alguna cosa amb la teva oferta.
I aquest «alguna cosa» és el que la fa important. Amb la teva proforma, el teu client demana una llicència d’importació, sol·licita divisa al seu banc central, obre un crèdit documentari, justifica una bestreta davant de la seva direcció financera o presenta l’operació per a una subvenció. Un correu amb un preu no li serveix per a cap d’aquestes coses; una proforma sí.
D’aquí la regla que ordena tota la resta: la proforma ha de dir exactament el que dirà la factura comercial. Si canvia el preu, la quantitat, l’Incoterm o la descripció entre l’una i l’altra, el teu client té un problema amb el seu banc o amb la seva duana, i tu tens un client amb un problema.
Què porta, camp per camp
Aquest és el contingut mínim d’una proforma que serveixi per a alguna cosa. L’ordre és l’habitual, de dalt a baix.
- El títol, literal
- Ha de dir «Factura proforma» o «Proforma invoice». Sense això, algú la comptabilitzarà per error.FACTURA PROFORMA / PROFORMA INVOICE
- Número i data
- Sèrie pròpia, diferent de la de les teves factures. Que no es barregin les dues numeracions evita mig problema d’auditoria.PRO-2026-0147 · 16/09/2026
- Venedor
- Raó social completa, adreça, NIF i número EORI. L’EORI és el que identifica la teva empresa davant de qualsevol duana de la Unió.Olis del Sud SL · NIF B12345678 · EORI ES12345678
- Comprador
- Raó social i adreça fiscal de qui compra. Si la mercaderia va a una altra adreça, aquella va a part.Nordic Foods AB · Kungsgatan 12, Estocolm
- ConsignatariOpcional
- Qui rep la mercaderia, quan no és el comprador. És la dada que la duana de destí fa servir per saber a qui reclamar.Nordic Foods Logistics AB, Göteborg
- Descripció de la mercaderia
- Què és, en llenguatge que entengui una duana. «Producte premium» no val; ha de poder-se acarar amb la partida aranzelària.Oli d’oliva verge extra, envasat en ampolla de vidre de 500 ml
- Partida aranzelària
- El codi del Sistema Harmonitzat, com a mínim a sis dígits. És d’on penja l’aranzel que pagarà el teu client.HS 1509.20
- Quantitat i unitat
- En la unitat en què es ven, no en la que et resulta còmoda. Ha de quadrar amb el packing list.4.800 ampolles · 400 caixes de 12
- Preu unitari i total
- Preu per unitat, import per línia i total. Amb la divisa escrita a cada import, no només a l’encapçalament.4,85 EUR/u · 23.280,00 EUR
- Incoterm i lloc
- La regla i el lloc, sempre junts i amb la versió. Un Incoterm sense lloc no diu res: «FCA» no és una condició, «FCA Barcelona, Espanya (Incoterms 2020)» sí.FCA Barcelona, Espanya (Incoterms 2020)
- Pes brut i net
- Tots dos, en quilos. El net és la mercaderia; el brut inclou embalatge i palet.Net 3.360 kg · Brut 3.912 kg
- Origen de la mercaderia
- El país on es va produir, que no és necessàriament des d’on envies. D’això depèn la preferència aranzelària.Espanya (Unió Europea)
- Forma i termini de pagament
- Quin instrument i quan. És el que el banc del teu client necessita llegir per tramitar res.30 % anticipat, 70 % contra còpia de documents d’embarcament
- Termini de lliurament
- Des de quan compta: des de la confirmació de la comanda o des del cobrament de la bestreta. És la diferència entre complir i no complir.15 dies des de la recepció de la bestreta
- Validesa de l’oferta
- La data fins a la qual mantens el preu. Sense això, una oferta de març et persegueix a l’octubre amb un altre cost de nòlit i un altre tipus de canvi.Vàlida fins al 15/10/2026
- Dades bancàries
- IBAN i BIC del compte on vols cobrar. Comprova’ls: el frau del canvi d’IBAN per correu és el més comú del sector.IBAN ES91 2100 0418 4502 0005 1332 · BIC CAIXESBB
Els errors que la deixen inservible
- No posar l’Incoterm, o posar-lo sense llocSense ell, el preu no significa res: no se sap si inclou nòlit, assegurança o despatx. I sense el lloc, tampoc no se sap on deixa de ser el teu risc.
- Una descripció comercial en lloc d’una de duaneraLa duana ha de poder acarar el que diu el paper amb la partida declarada. «Gamma gourmet» no descriu res classificable i obre una revisió.
- Que no quadri amb el packing list o amb la factura finalÉs la primera causa de mercaderia retinguda. Els tres documents es comparen a destí i qualsevol diferència de pes, bultos o import genera una inspecció.
- Ometre la validesaEl nòlit i el tipus de canvi es mouen. Una proforma sense data de caducitat és un compromís indefinit a un preu que ja no existeix.
- Emetre-la sense número o amb la mateixa sèrie que les facturesAcaba colant-se a la comptabilitat com si fos una venda, o deixant un forat a la numeració que cal explicar.