Cómo empezar a exportar paso a paso

Lo que casi nadie te cuenta el primer día

Exportar no es vender más lejos: es vender con más gente de por medio. Entre tu almacén y el almacén de tu cliente hay un transitario, dos aduanas, un banco y, con suerte, una compañía de seguros. Cada uno pide un papel, cobra algo y tiene sus plazos. Nada de eso es difícil por separado. Lo que cuesta es el orden.

La mayoría de los problemas de un primer pedido no son problemas de conocimiento: son problemas de secuencia. Se oferta un precio antes de saber lo que cuesta poner la mercancía allí, se acepta un Incoterm que nadie ha leído, se carga el camión antes de tener la forma de cobro cerrada. Cuando eso pasa, el pedido no se pierde: se gana con pérdidas, que es peor porque no se ve.

Esta guía es la secuencia. Nueve pasos, en el orden en que ocurren de verdad. Cada uno dice qué decides tú y qué no depende de ti, que es la otra mitad de la información que falta.

Los nueve pasos de un primer pedido

De arriba abajo. Se puede volver atrás, pero saltarse uno hacia adelante siempre sale caro.

1. 01Saber qué vendes a ojos de una aduanaTu producto tiene un número: la partida arancelaria. De ese número cuelgan el arancel que pagará tu cliente, los papeles que le van a pedir y los datos de mercado que puedes consultar. Sin él no puedes ni presupuestar ni buscar mercado, así que va primero. Lo clasificas tú, y respondes tú de que esté bien: el código que use tu proveedor no tiene por qué servirte.
2. 02Elegir el país, no aceptarloLa mayoría de las primeras exportaciones empiezan con un correo que llegó solo. Contestarlo está bien; construir sobre él, no. Antes de invertir un año en un mercado, mira cuánto importa de tu partida, a qué precio medio compra y qué barreras tiene. Un país que compra mucho tiene demanda, que no es lo mismo que tener sitio para ti.
3. 03Comprobar que puedes entrarAntes del precio, la barrera. Hay tres preguntas: ¿tu producto necesita registro, certificado o etiquetado propio en ese país?, ¿hay acuerdo comercial con la Unión Europea que le baje el arancel a tu cliente?, ¿el destinatario o el destino están en alguna lista de sanciones? Las tres se contestan en una tarde y las tres pueden cancelar la operación entera.
4. 04Calcular el coste puesto allíTu precio de fábrica no es tu precio en destino. Encima van transporte interior, despacho, flete, seguro, arancel en destino, IVA o su equivalente y el margen de cada eslabón del canal. El mismo producto cuesta con facilidad el doble al llegar al lineal. Este número se calcula antes de ofertar, no después de que el cliente diga que es caro.
5. 05Elegir el IncotermTres letras que reparten quién paga qué, dónde deja de ser tu riesgo y quién se ocupa de cada aduana. No es un detalle de la oferta: es la mitad de la oferta. En una primera venta, algo intermedio y conocido —FCA o CPT— suele proteger mejor que un EXW que te deja fuera de la operación o un DDP que te hace importador en un país cuyas reglas no conoces.
6. 06Hacer la oferta: la factura proformaLa proforma es la oferta formal. No es una factura y no contabiliza, pero es el documento con el que tu cliente pide financiación, tramita una licencia o abre un crédito documentario. Lleva precio, Incoterm con su lugar, divisa, validez, plazo de entrega y forma de pago. Sin esos cinco datos no es una oferta comparable: es un precio suelto.
7. 07Cerrar cómo vas a cobrarAntes de producir, no después de cargar. En un primer pedido con un cliente sin histórico, lo normal es pago anticipado total o parcial, o un crédito documentario si el importe lo justifica. La regla que evita disgustos es simple: no pierdas a la vez el control de la mercancía y el control del cobro.
8. 08Preparar el envío y sus papelesAhora entra el transitario. Él reserva, tú documentas: factura comercial, packing list, prueba de origen si hay acuerdo, y lo que pida ese destino en concreto. La regla de oro es que los tres documentos digan exactamente lo mismo —mismos bultos, mismos pesos, mismas descripciones—, porque quien los compara en destino no tiene tu correo delante, tiene los papeles.
9. 09Despachar, embarcar y guardar la pruebaLa aduana de salida valida la declaración de exportación y, cuando la mercancía sale, emite la confirmación de salida. Ese documento es el que justifica que tu factura vaya sin IVA. Guárdalo con la operación, junto al documento de transporte y la prueba de cobro: si un día hay inspección, lo que se revisa es esa carpeta.

Quién decide cada cosa

La mitad de las discusiones de un primer pedido vienen de no tener claro esto. Sirve de recordatorio cuando el cliente empuja.

Antes de mandar tu primera oferta

Si alguna casilla no está marcada, la oferta que salga va a costarte dinero.

• Tengo la partida arancelaria de mi producto y sé de dónde la he sacado
• Sé qué arancel paga mi cliente en ese país y si hay acuerdo que lo baje
• He comprobado que mi producto puede entrar: registros, certificados y etiquetado
• He calculado el coste puesto allí, no sólo mi precio de fábrica
• He elegido un Incoterm y sé exactamente dónde termina mi riesgo
• Sé cómo voy a cobrar y qué pasa si el cliente no paga
• He pedido plazo y precio de transporte a un transitario, no lo he estimado
• Mi oferta lleva validez y divisa, para que el tipo de cambio no se coma el margen

Los errores que se repiten

• Ofertar en EXW porque «así es más sencillo»EXW deja al comprador haciendo tu despacho de exportación en tu país, que es un trámite que le corresponde a un exportador establecido. Muchas operaciones EXW acaban en un lío administrativo o en una exportación que no puedes justificar como tal.
• Dar una fecha de entrega sin preguntar al transitarioLos tránsitos reales incluyen recogida, consolidación, salidas semanales, tránsito y despacho en destino. Lo que se prometió de memoria suele quedarse a dos semanas de lo que ocurre.
• Que la factura, el packing list y el transporte no digan lo mismoEs la primera causa de mercancía parada. La aduana de destino compara los tres documentos y cualquier diferencia de peso, bultos o descripción abre una revisión.
• Tratar la prueba de origen como un papel másEs la que hace que tu cliente pague menos arancel, y la que su aduana puede revisar años después. Si la emitiste sin cumplir la regla de origen, el que responde eres tú.
• Facturar en divisa sin ponerle validez a la ofertaEntre que ofertas y cobras pueden pasar noventa días. Un movimiento del cinco por ciento en el tipo de cambio se lleva un margen entero sin que nadie haya hecho nada mal.

Qué hacer esta semana

Si no has exportado nunca, el orden para empezar hoy es este: clasifica tu producto, mira quién lo importa, y llama a un transitario para pedir un precio orientativo a los dos o tres destinos que te salgan. Con esas tres cosas ya puedes montar un escandallo real, y con un escandallo real ya puedes hablar con un comprador sin jugártela.

Lo demás —el contrato, el seguro, la cobertura de divisa— se resuelve cuando hay un pedido encima de la mesa. Empezar por ahí es la forma más habitual de no empezar nunca.