La semana que decide
Entre la confirmación del pedido y la salida del camión hay una semana en la que casi todo todavía se puede arreglar por correo, y después de la cual ya no. Las incidencias que se pagan —inspecciones, demoras, mercancía devuelta— casi siempre se podían haber evitado con una comprobación de cinco minutos en esos días.
Esto es lo que hay que cerrar, agrupado por con quién se cierra. No es una lista de buenas prácticas: es la lista de lo que si falta, para el envío.
Con tu cliente
Todo lo que dependa de él tiene que estar confirmado por escrito, no dado por hecho.
- El anticipo está cobrado y el dinero está en la cuenta, no «enviado»
- Me ha confirmado la dirección exacta de entrega y quién recibe, con teléfono
- Sé quién figura como importador en destino y que está habilitado para serlo
- Me ha dicho si necesita algún documento extra: certificado sanitario, legalización, análisis
- Sabe en qué idioma tiene que ir el etiquetado y me lo ha confirmado por escrito
- Si hay crédito documentario, tengo el texto y puedo cumplirlo tal cual está escrito
Con tu transitario
Una oferta de flete no es una reserva. Hasta que no hay número de reserva, no hay hueco.
- Hay reserva confirmada con número, buque o vuelo y fecha de salida
- Sé la fecha límite de entrega en almacén y la de entrega documental
- El Incoterm que le he dado es el mismo que el de la factura
- Sé si el flete va prepaid o collect y coincide con lo pactado
- Me ha confirmado qué documentos necesita y en qué formato
- He acordado que me mandará la confirmación de salida de la aduana
En tu almacén
Lo que sale por la puerta tiene que ser exactamente lo que dicen los papeles.
- Los bultos están numerados y marcados físicamente, no sólo en la lista
- El peso bruto lo he pesado, no estimado
- La madera del embalaje lleva el sello NIMF-15 y es visible
- El etiquetado del producto es el del país de destino
- Va una copia del packing list dentro del envío
- He hecho fotos de la carga y del precinto antes de cerrar
Los documentos, y quién los emite
Ninguno de estos lo emite la misma persona, y por eso hay que pedirlos con antelación distinta.
| Documento | Quién lo emite | Cuándo pedirlo |
|---|---|---|
| Factura comercial | Tú | Al confirmar el pedido |
| Packing list | Tú | Al preparar la carga |
| Documento de transporte | El transportista o la naviera | Al reservar; el borrador, antes de cargar |
| Prueba de origen | Tú (declaración) o la cámara de comercio | Una semana antes: la cámara tiene sus plazos |
| Certificado sanitario o fitosanitario | La autoridad competente | Dos o tres semanas antes, según el destino |
| Seguro de transporte | Tu corredor o el transitario | Antes de que la mercancía salga del almacén |
| Declaración de exportación | El agente de aduanas | Con los documentos completos, antes de la salida |
Lo que más se olvida
- Cargar con el anticipo «en camino»Una transferencia internacional puede tardar días y puede no llegar. Mientras el dinero no esté en la cuenta, la mercancía no sale del almacén.
- Pedir la prueba de origen el día antesSi la emite la cámara de comercio, tiene sus plazos y sus horarios. Sin ella, tu cliente paga el arancel completo y te lo va a reclamar.
- No confirmar quién es el importador en destinoHay países donde el importador tiene que estar registrado previamente. Si tu cliente no lo está, el contenedor llega y no puede entrar.
- Dar el peso de memoriaEl descuadre entre el peso declarado y el real es la causa más común de inspección física, y esa inspección la paga quien tiene la mercancía parada.