Cómo hacer una factura proforma

Qué es y qué no es

Una factura proforma es una oferta con forma de factura. Tiene el mismo aspecto que una factura comercial —mismas casillas, mismo desglose— pero no es un documento contable: no se registra, no genera un cobro y no se declara. Sirve para que la otra parte pueda hacer algo con tu oferta.

Y ese «algo» es lo que la hace importante. Con tu proforma, tu cliente pide una licencia de importación, solicita divisa a su banco central, abre un crédito documentario, justifica un anticipo ante su dirección financiera o presenta la operación para una subvención. Un correo con un precio no le sirve para ninguna de esas cosas; una proforma sí.

De ahí la regla que ordena todo lo demás: la proforma tiene que decir exactamente lo que dirá la factura comercial. Si cambia el precio, la cantidad, el Incoterm o la descripción entre una y otra, tu cliente tiene un problema con su banco o con su aduana, y tú tienes un cliente con un problema.

Qué lleva, campo por campo

Este es el contenido mínimo de una proforma que sirva para algo. El orden es el habitual, de arriba abajo.

El título, literal: Tiene que decir «Factura proforma» o «Proforma invoice». Sin eso, alguien la va a contabilizar por error.FACTURA PROFORMA / PROFORMA INVOICE
Número y fecha: Serie propia, distinta de la de tus facturas. Que no se mezclen las dos numeraciones evita medio problema de auditoría.PRO-2026-0147 · 16/09/2026
Vendedor: Razón social completa, dirección, NIF y número EORI. El EORI es el que identifica a tu empresa ante cualquier aduana de la Unión.Aceites del Sur SL · NIF B12345678 · EORI ES12345678
Comprador: Razón social y dirección fiscal del que compra. Si la mercancía va a otra dirección, esa va aparte.Nordic Foods AB · Kungsgatan 12, Estocolmo
ConsignatarioOpcional: Quién recibe la mercancía, cuando no es el comprador. Es el dato que la aduana de destino usa para saber a quién reclamar.Nordic Foods Logistics AB, Gotemburgo
Descripción de la mercancía: Qué es, en lenguaje que entienda una aduana. «Producto premium» no vale; tiene que poder cotejarse con la partida arancelaria.Aceite de oliva virgen extra, envasado en botella de vidrio de 500 ml
Partida arancelaria: El código del Sistema Armonizado, al menos a seis dígitos. Es de lo que cuelga el arancel que pagará tu cliente.HS 1509.20
Cantidad y unidad: En la unidad en la que se vende, no en la que te resulta cómoda. Tiene que cuadrar con el packing list.4.800 botellas · 400 cajas de 12
Precio unitario y total: Precio por unidad, importe por línea y total. Con la divisa escrita en cada importe, no sólo en el encabezado.4,85 EUR/ud · 23.280,00 EUR
Incoterm y lugar: La regla y el lugar, siempre juntos y con la versión. Un Incoterm sin lugar no dice nada: «FCA» no es una condición, «FCA Sevilla, España (Incoterms 2020)» sí.FCA Sevilla, España (Incoterms 2020)
Peso bruto y neto: Los dos, en kilos. El neto es la mercancía; el bruto incluye embalaje y palé.Neto 3.360 kg · Bruto 3.912 kg
Origen de la mercancía: El país donde se produjo, que no es necesariamente desde donde envías. De esto depende la preferencia arancelaria.España (Unión Europea)
Forma y plazo de pago: Qué instrumento y cuándo. Es lo que el banco de tu cliente necesita leer para tramitar nada.30 % anticipado, 70 % contra copia de documentos de embarque
Plazo de entrega: Desde cuándo cuenta: desde la confirmación del pedido o desde el cobro del anticipo. Es la diferencia entre cumplir y no cumplir.15 días desde recepción del anticipo
Validez de la oferta: La fecha hasta la que mantienes el precio. Sin esto, una oferta de marzo te persigue en octubre con otro coste de flete y otro tipo de cambio.Válida hasta el 15/10/2026
Datos bancarios: IBAN y BIC de la cuenta donde quieres cobrar. Compruébalos: el fraude del cambio de IBAN por correo es el más común del sector.IBAN ES91 2100 0418 4502 0005 1332 · BIC CAIXESBB

Los errores que la dejan inservible

No poner el Incoterm, o ponerlo sin lugarSin él, el precio no significa nada: no se sabe si incluye flete, seguro o despacho. Y sin el lugar, tampoco se sabe dónde deja de ser tu riesgo.
Una descripción comercial en lugar de una aduaneraLa aduana tiene que poder cotejar lo que dice el papel con la partida declarada. «Gama gourmet» no describe nada clasificable y abre una revisión.
Que no cuadre con el packing list o con la factura finalEs la primera causa de mercancía retenida. Los tres documentos se comparan en destino y cualquier diferencia de peso, bultos o importe genera una inspección.
Omitir la validezEl flete y el tipo de cambio se mueven. Una proforma sin fecha de caducidad es un compromiso indefinido a un precio que ya no existe.
Emitirla sin número o con la misma serie que las facturasSe acaba colando en la contabilidad como si fuera una venta, o dejando un hueco en la numeración que hay que explicar.