Qué cambia respecto a la proforma
La factura comercial es la proforma convertida en hecho. Mismo contenido, distinto estatus: ésta se numera en tu serie de ventas, se contabiliza, se declara y es la que la aduana de destino usa para calcular lo que paga tu cliente.
Por eso el criterio no es «parecerse» a la proforma, es coincidir con ella. Si entre la oferta y la factura han cambiado la cantidad o el precio porque el pedido cambió, se emite una proforma nueva antes de facturar. Facturar algo distinto de lo ofertado es la forma más rápida de que un crédito documentario se caiga o de que una aduana pida explicaciones.
La otra diferencia es fiscal: una exportación fuera de la Unión Europea se factura sin IVA, y esa exención hay que poder probarla.
Lo que añade a la proforma
Todos los campos de la proforma siguen estando. Estos son los que aparecen o cambian al facturar de verdad.
- Número de factura
- De tu serie normal de ventas, correlativa y sin huecos. Es lo que la hace un documento contable.FC-2026-0312
- Fecha de emisión
- La de devengo de la operación. Marca el periodo en el que se declara.16/09/2026
- Mención de la exención de IVA
- La factura va sin IVA, pero tiene que decir por qué. La mención concreta depende de si es exportación o entrega intracomunitaria.Operación exenta de IVA — art. 21 Ley 37/1992 (exportación de bienes)
- NIF-IVA del clienteOpcional
- Sólo en ventas a otro Estado miembro, y comprobado en VIES el día de la operación. Sin un NIF-IVA válido, la entrega no es exenta.SE556789012301
- Referencia a la proforma
- El número de la oferta de la que viene. Es lo que permite a tu cliente y a su banco emparejar los documentos.Ref. proforma PRO-2026-0147
- Referencia al pedido del clienteOpcional
- Su número de compra. Sin él, la factura puede tardar semanas en aprobarse en una empresa grande.Su pedido PO-88213
- Declaración de origenOpcional
- Si hay acuerdo comercial y cumples la regla de origen, aquí va el texto de la declaración de origen, con tu número REX cuando toca.El exportador de los productos incluidos en el presente documento (REX ESxxxxxxxxx) declara que, salvo indicación expresa, son de origen preferencial de la Unión Europea.
- Desglose de costes del IncotermOpcional
- Si el precio incluye flete o seguro, conviene desglosarlos. La aduana necesita saber qué parte es mercancía para calcular el valor en aduana.Mercancía 23.280,00 € · Flete 1.420,00 € · Seguro 96,00 €
- Firma o selloOpcional
- No es obligatorio en la Unión, pero hay destinos y bancos que lo exigen. Preguntarlo antes ahorra un reenvío.Firmada y sellada
Por qué la aduana no cobra sobre tu factura
El arancel no se calcula sobre el importe que pone tu factura, sino sobre el valor en aduana, que es otra cosa. Parte del precio pagado y le suma conceptos que no siempre están facturados: transporte y seguro hasta la frontera, envases, cánones, o el valor de materiales que el comprador te haya entregado gratis.
De ahí que el desglose del Incoterm importe. Si vendes en CIF, el precio ya incluye flete y seguro hasta el puerto de destino, y en muchos destinos hay que restar el tramo posterior a la frontera para no pagar arancel de más. Con un precio a tanto alzado, ese ajuste no se puede hacer y tu cliente paga de más.
Antes de emitirla
- Coincide con la proforma en cantidad, precio, Incoterm y descripción
- Lleva la mención de exención de IVA que corresponde a la operación
- Si es intracomunitaria, he comprobado el NIF-IVA del cliente en VIES hoy
- Los pesos y bultos son los mismos que en el packing list
- Si aplico origen preferencial, cumplo la regla y puedo demostrarlo
- He acordado con el transitario que me mande la confirmación de salida
Los que salen caros después
- Facturar sin IVA a un cliente europeo sin comprobar su NIF-IVASi el número no estaba operativo el día de la entrega, la operación deja de ser exenta y el IVA lo acabas pagando tú, con recargo.
- No guardar la confirmación de salidaEs la única prueba de que la mercancía salió del territorio de la Unión. Sin ella la exención no se sostiene en una inspección.
- Emitir una factura distinta de la proformaSi hay crédito documentario, el banco compara y rechaza. Si no lo hay, la aduana de destino se encuentra dos documentos que no cuadran.
- Poner un precio a tanto alzado en CIF o DAPSin desglosar el transporte, tu cliente no puede deducir el tramo posterior a la frontera y paga arancel sobre importes que no debería.
- Copiar la declaración de origen de otro proveedorLa declaración la firmas tú y respondes tú. Si tu producto no cumple la regla de origen de su partida, la aduana de destino puede reclamar el arancel años después — a tu cliente, que te lo reclamará a ti.