Dos operaciones distintas
Fuera de la Unión Europea es una exportación: la factura va sin IVA y la exención se prueba con la salida de la mercancía del territorio aduanero.
A otro Estado miembro es una entrega intracomunitaria: la factura va sin IVA sólo si tu cliente es empresario, tiene NIF-IVA operativo y la mercancía se transporta de verdad a otro Estado miembro. Si falla cualquiera de las tres, la operación lleva IVA español.
Y hay un tercer caso que se olvida: vender a un particular de otro país de la Unión no es una entrega intracomunitaria. Ahí entra el régimen de ventas a distancia, con su umbral y su ventanilla única, y el IVA que se repercute es el del país del comprador.
Qué aplica en cada caso
| Vendes a… | IVA | Qué necesitas |
|---|---|---|
| Empresa fuera de la UE | Sin IVA | Confirmación de salida de la aduana |
| Empresa de otro Estado miembro | Sin IVA | NIF-IVA válido en VIES + prueba de transporte |
| Particular de otro Estado miembro | IVA del país del comprador | Régimen de ventas a distancia / ventanilla única |
| Particular fuera de la UE | Sin IVA | Confirmación de salida |
| Empresa española | IVA español | — |
Qué poner en la factura
- Mención de la exención
- La factura sin IVA tiene que decir por qué. El artículo concreto depende de si es exportación o entrega intracomunitaria.Operación exenta — art. 21 Ley 37/1992 (exportación de bienes)
- NIF-IVA del cliente
- Sólo en entregas intracomunitarias, y comprobado en VIES el día de la operación. Sin NIF-IVA válido, la entrega no es exenta.SE556789012301
- Tu propio NIF-IVA
- Con el prefijo ES. Exige estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).ESB12345678
- Incoterm y lugar
- Es lo que permite saber quién organiza el transporte, que es parte de lo que se comprueba en una revisión.CPT Estocolmo (Incoterms 2020)
Qué guardar de cada operación
La exención no se prueba con la factura: se prueba con esto.
- Fuera de la UE: la confirmación de salida de la aduana, con su MRN
- Dentro de la UE: la consulta al VIES con su fecha, guardada o impresa
- Dentro de la UE: prueba del transporte —CMR firmada, albarán de entrega, factura del transportista—
- La factura, el packing list y el documento de transporte, coherentes entre sí
- El justificante de cobro, que respalda que la operación fue real
Los que salen caros en una inspección
- No estar dado de alta en el ROISin figurar en el censo VIES, tu propio NIF-IVA no es válido para operaciones intracomunitarias y la exención no se sostiene.
- Fiarse del NIF-IVA que te dieron hace mesesLas bajas no se avisan. La comprobación vale para el día en que se hace, así que se hace en cada operación.
- No conservar la prueba del transporteEn intracomunitario, acreditar que la mercancía salió de España es tan importante como el NIF-IVA. Sin prueba, se presume venta interior.
- Tratar una venta a un particular europeo como intracomunitariaNo lo es. Aplica el régimen de ventas a distancia, y facturar sin IVA es un error que se regulariza con recargo.