Cómo comprobar si un comprador extranjero es fiable antes de servirle

Qué comprobar, en orden

Que existe y está activa. Nombre legal completo, número de registro o identificación fiscal y dirección. Casi todos los países tienen registro mercantil consultable, y en la Unión Europea el NIF-IVA se valida en el censo VIES. Una empresa que no aparece en ningún registro es una señal suficiente para parar.

Quién firma. Que la persona con la que negocias tenga poder para comprometer a la empresa. En una operación pequeña es un detalle; en un pedido grande es lo que decide si el contrato vale algo.

Si el pedido encaja con su tamaño. Un primer pedido desproporcionado para la actividad declarada de la empresa es la señal clásica del fraude de la mercancía que se recibe y no se paga. No significa que lo sea, significa que ese es el pedido que hay que asegurar mejor.

Su solvencia. En muchos países las cuentas anuales son públicas. Si no lo son o no las hay, existen informes comerciales de pago y, sobre todo, existe el aval de un banco.

Dónde se comprueba cada cosa

Comprobar a un comprador no exige contratar nada en la mayoría de los casos. Exige saber dónde mirar y dedicarle veinte minutos antes de aceptar el pedido.

La existencia legal está en el registro mercantil del país del comprador. Casi todos tienen consulta en línea; unos son gratuitos y otros cobran por el extracto. Lo que buscas es el nombre legal exacto, el número de registro, la fecha de constitución y si la empresa está activa o en concurso.

El NIF-IVA europeo se valida en el censo VIES de la Comisión. Devuelve si el número está operativo y, según el país, el nombre y la dirección asociados. Guarda la consulta con su fecha: además de comprobación comercial, es requisito si vas a facturar sin IVA.

Las sanciones. Antes de vender a determinados países, empresas o personas hay que comprobar las listas de medidas restrictivas. No es una formalidad: vender a una entidad sancionada tiene consecuencias para ti, no para quien te lo pidió. La Unión Europea publica su listado consolidado y hay buscadores públicos para consultarlo.

El control de exportación. Si tu producto puede tener uso dual —civil y militar—, la comprobación no es sobre el cliente sino sobre el producto y el destino, y puede requerir autorización previa. En la duda, pregunta antes de ofertar, no después de cargar.

La huella real. Página web con historia, teléfono fijo que contesta, dirección que existe en el callejero y coincide con lo que dice el registro, presencia en asociaciones sectoriales o ferias del ramo. Ninguna de estas cosas prueba solvencia; su ausencia total sí dice algo.

Las comprobaciones mínimas antes de un primer pedido

• Nombre legal y número de registroTal como figuran en el registro de su país, no como aparecen en la firma del correo. Es el dato con el que se hace todo lo demás.
• Situación de la empresaActiva, disuelta o en concurso. Una empresa en concurso puede seguir comprando; lo que cambia es cómo cobras.
• NIF-IVA en el VIES, si es europeaGuarda el resultado con la fecha. Sin número válido el día de la operación, la venta lleva impuesto.
• Quién firma y con qué poderNombre, cargo y, en pedidos grandes, copia del poder o del acta que lo acredite.
• Listas de sancionesComprobación del comprador, del destinatario final y del país de destino.
• Coherencia del pedidoVolumen, producto y destino frente a la actividad declarada de la empresa.
• Datos bancarios verificados por otro canalConfirmados por teléfono a un número que ya tenías, nunca al que viene en el correo.

Leer unas cuentas sin ser analista

Cuando las cuentas anuales son públicas —lo son en buena parte de Europa— no hace falta un análisis financiero para sacar tres conclusiones útiles.

Cuánto factura y desde cuándo. Una empresa constituida hace ocho meses que pide un contenedor a crédito no es necesariamente un fraude, pero es un riesgo distinto al de una empresa con quince años de cuentas depositadas.

Si el pedido es grande para ella. Compara el importe de tu operación con su cifra de negocio. Un pedido que supone una parte importante de lo que la empresa factura en un año es un pedido que quizá no pueda pagar aunque quiera.

Si deposita las cuentas. En países donde es obligatorio, no depositarlas varios años seguidos es en sí mismo una señal. No dice qué pasa; dice que hay algo que mirar.

Lo que no vas a sacar de unas cuentas es su comportamiento de pago, que es justo lo que te importa. Eso está en los informes comerciales y en las aseguradoras de crédito, que lo tienen porque lo recopilan de sus asegurados.

El riesgo se cubre con el cobro, no con la intuición

Mientras no tengas histórico con un cliente, la protección no está en conocerlo mejor: está en cómo cobras. El pago anticipado, total o parcial, es el más seguro para ti y el más duro de negociar. El crédito documentario traslada el compromiso al banco del comprador y es el estándar en operaciones grandes con mercados lejanos, a cambio de coste y de rigor documental.

Entre medias están la remesa documentada y, en el otro extremo, la transferencia a plazo contra factura, que es cómoda para el cliente y la que más riesgo te deja. También existe el seguro de crédito a la exportación, que cubre el impago dentro de sus condiciones.

Una forma sensata de empezar: primer pedido con pago anticipado o instrumento seguro, y a partir del tercero, plazo. Lo que no conviene es dar plazo en el primer pedido grande porque el cliente insiste.

Señales que conviene mirar dos veces

Un comprador con mucha prisa que acepta tu precio sin negociar. Una dirección de entrega que no coincide con el país del cliente ni tiene explicación logística. Un correo de dominio genérico en una empresa que dice facturar millones. Un cambio de cuenta bancaria comunicado por correo en mitad de una operación, que es el fraude más extendido y se resuelve llamando por teléfono a un número que ya tenías.

Ninguna de estas señales prueba nada por sí sola. Todas juntas, o una sola en un pedido grande, justifican pedir garantías antes de cargar.

Si estás organizando la búsqueda de clientes en un mercado nuevo, la ficha de ese mercado te dice qué compra el país y en qué volumen: un pedido que desentona con lo que ese mercado importa merece una comprobación extra.

El fraude del cambio de cuenta bancaria

Es, con diferencia, el fraude más frecuente en comercio internacional, y no requiere que el cliente sea falso: el cliente es real, la operación es real, y el correo que pide cambiar la cuenta de destino no lo ha escrito él.

Funciona así: alguien accede al correo de una de las dos partes, lee la conversación, espera a que haya una factura en curso y escribe desde una dirección casi idéntica —una letra cambiada, un dominio parecido— anunciando un cambio de banco. El dinero sale, llega a una cuenta real y se mueve en horas.

La defensa es de procedimiento, no de intuición. Ningún cambio de datos bancarios se acepta por correo. Se confirma por teléfono, a un número que ya estaba en tu ficha del cliente antes del mensaje, y hablando con una persona conocida. Esa regla, escrita y sabida por todo el mundo en la empresa, evita prácticamente todos los casos.

Y aplica en las dos direcciones: también te van a suplantar a ti para que tu cliente pague a otro. Poner en la factura que tus datos bancarios no cambian nunca por correo protege tu cobro y tu reputación. Antes de pagar, comprobar que el número de cuenta es formalmente correcto descarta en dos segundos los inventados a mano: para eso está el validador de IBAN.

Cuando el problema no es el cliente, es el país

Hay operaciones que fallan con un cliente impecable. Un control de cambios que impide sacar divisa, una devaluación que hace impagable un precio pactado en euros, un bloqueo bancario, una crisis que congela las transferencias durante meses.

Ese riesgo no se comprueba en el registro mercantil: se mira en el país. Conviene saber, antes de conceder plazo, si el destino tiene restricciones a los pagos al exterior, en qué divisa se va a cobrar y qué pasa si esa divisa se mueve un quince por ciento.

Las herramientas son conocidas: cobrar en tu divisa, cubrir el tipo de cambio con tu banco cuando el importe lo justifique, usar crédito documentario confirmado por un banco de tu país —la confirmación es precisamente la cobertura del riesgo del banco emisor y de su país— y, en operaciones grandes, el seguro de crédito con cobertura de riesgo político.

Las fichas de mercado dan el tamaño y la composición de lo que importa cada país; el riesgo de cobro es la otra mitad de la decisión, y se pregunta al banco.

Qué hacer si ya has servido y no te pagan

Primero, separar el impago del retraso. Un retraso se resuelve llamando; un impago se reconoce porque las respuestas dejan de ser sobre la fecha y pasan a ser sobre la mercancía.

Reúne el expediente antes de hacer nada: pedido aceptado, factura, documento de transporte con acuse de recepción, y los correos donde el cliente reconoce la deuda o la recepción. Sin esos papeles, cualquier vía posterior es más cara y más lenta.

Las vías, de menos a más: reclamación en firme con plazo; gestión de cobro a través de tu banco; agencia de cobro en el país del cliente, que cobra un porcentaje y conoce el terreno; y la vía judicial o arbitral, según lo que diga el contrato. Dentro de la Unión Europea existen además procedimientos simplificados para reclamaciones transfronterizas.

Y la lección se guarda: si la operación fue a crédito sin comprobación previa y sin instrumento de cobro, el problema no fue el cliente. Lo que hay que cambiar es el procedimiento del primer pedido.

Cuánto comprobar: en proporción a lo que te juegas

Comprobarlo todo a todo el mundo es caro y lento, y acaba por no hacerse. La regla práctica es que el esfuerzo suba con el importe.

Pedido pequeño con pago anticipado: existencia de la empresa, datos correctos y poco más. No hay riesgo de cobro.

Pedido medio con plazo: registro, cuentas si son públicas, comprobación del VIES, coherencia del pedido y, si hay dudas, informe comercial.

Pedido grande, cliente nuevo o país difícil: todo lo anterior, instrumento de cobro bancario y el poder de quien firma. A partir de cierto importe, el coste de un crédito documentario es barato comparado con lo que cubre.

Y una cosa más: la comprobación no caduca bien. Un cliente que lleva tres años pagando puntual puede dejar de hacerlo, y el aviso suele estar en el comportamiento —pedidos que crecen de golpe, pagos que se estiran— antes que en ningún registro.

Preguntas frecuentes