Com començar a exportar pas a pas

El que gairebé ningú t’explica el primer dia

Exportar no és vendre més lluny: és vendre amb més gent pel mig. Entre el teu magatzem i el del teu client hi ha un transitari, dues duanes, un banc i, amb sort, una companyia d’assegurances. Cadascun demana un paper, cobra alguna cosa i té els seus terminis. Res d’això és difícil per separat. El que costa és l’ordre.

La majoria dels problemes d’una primera comanda no són problemes de coneixement: són problemes de seqüència. S’ofereix un preu abans de saber què costa posar la mercaderia allà, s’accepta un Incoterm que ningú no ha llegit, es carrega el camió abans de tenir tancada la forma de cobrament. Quan això passa, la comanda no es perd: es guanya amb pèrdues, que és pitjor perquè no es veu.

Aquesta guia és la seqüència. Nou passos, en l’ordre en què passen de debò. Cadascun diu què decideixes tu i què no depèn de tu, que és l’altra meitat de la informació que falta.

Els nou passos d’una primera comanda

De dalt a baix. Es pot tornar enrere, però saltar-se’n un cap endavant sempre surt car.

1. 01Saber què venes als ulls d’una duanaEl teu producte té un número: la partida aranzelària. D’aquest número en pengen l’aranzel que pagarà el teu client, els papers que li demanaran i les dades de mercat que pots consultar. Sense ell no pots ni pressupostar ni buscar mercat, així que va primer. El classifiques tu, i en respons tu: el codi que faci servir el teu proveïdor no té per què servir-te.
2. 02Triar el país, no acceptar-loLa majoria de les primeres exportacions comencen amb un correu que va arribar sol. Contestar-lo està bé; construir-hi a sobre, no. Abans d’invertir un any en un mercat, mira quant n’importa de la teva partida, a quin preu mitjà compra i quines barreres té. Un país que compra molt té demanda, que no és el mateix que tenir-hi lloc per a tu.
3. 03Comprovar que hi pots entrarAbans del preu, la barrera. Hi ha tres preguntes: el teu producte necessita registre, certificat o etiquetatge propi en aquell país?, hi ha acord comercial amb la Unió Europea que li abaixi l’aranzel al teu client?, el destinatari o el destí són en alguna llista de sancions? Les tres es contesten en una tarda i les tres poden cancel·lar l’operació sencera.
4. 04Calcular el cost posat allàEl teu preu de fàbrica no és el teu preu a destí. A sobre hi van transport interior, despatx, nòlit, assegurança, aranzel a destí, IVA o el seu equivalent i el marge de cada baula del canal. El mateix producte costa amb facilitat el doble en arribar al lineal. Aquest número es calcula abans d’ofertar, no després que el client digui que és car.
5. 05Triar l’IncotermTres lletres que reparteixen qui paga què, on deixa de ser el teu risc i qui s’ocupa de cada duana. No és un detall de l’oferta: és la meitat de l’oferta. En una primera venda, alguna cosa intermèdia i coneguda —FCA o CPT— sol protegir més bé que un EXW que et deixa fora de l’operació o un DDP que et fa importador en un país les regles del qual no coneixes.
6. 06Fer l’oferta: la factura proformaLa proforma és l’oferta formal. No és una factura i no comptabilitza, però és el document amb què el teu client demana finançament, tramita una llicència o obre un crèdit documentari. Porta preu, Incoterm amb el seu lloc, divisa, validesa, termini de lliurament i forma de pagament. Sense aquestes cinc dades no és una oferta comparable: és un preu solt.
7. 07Tancar com cobraràsAbans de produir, no després de carregar. En una primera comanda amb un client sense historial, el normal és pagament anticipat total o parcial, o un crèdit documentari si l’import ho justifica. La regla que evita disgustos és simple: no perdis alhora el control de la mercaderia i el control del cobrament.
8. 08Preparar l’enviament i els seus papersAra entra el transitari. Ell reserva, tu documentes: factura comercial, packing list, prova d’origen si hi ha acord, i el que demani aquell destí en concret. La regla d’or és que els tres documents diguin exactament el mateix —mateixos bultos, mateixos pesos, mateixes descripcions—, perquè qui els compara a destí no té el teu correu al davant, té els papers.
9. 09Despatxar, embarcar i guardar la provaLa duana de sortida valida la declaració d’exportació i, quan la mercaderia surt, emet la confirmació de sortida. Aquest document és el que justifica que la teva factura vagi sense IVA. Guarda’l amb l’operació, al costat del document de transport i la prova de cobrament: si un dia hi ha inspecció, el que es revisa és aquella carpeta.

Qui decideix cada cosa

La meitat de les discussions d’una primera comanda vénen de no tenir clar això. Serveix de recordatori quan el client empeny.

Abans d’enviar la teva primera oferta

Si alguna casella no està marcada, l’oferta que surti et costarà diners.

• Tinc la partida aranzelària del meu producte i sé d’on l’he tret
• Sé quin aranzel paga el meu client en aquell país i si hi ha acord que l’abaixi
• He comprovat que el meu producte hi pot entrar: registres, certificats i etiquetatge
• He calculat el cost posat allà, no només el meu preu de fàbrica
• He triat un Incoterm i sé exactament on acaba el meu risc
• Sé com cobraré i què passa si el client no paga
• He demanat termini i preu de transport a un transitari, no ho he estimat
• La meva oferta porta validesa i divisa, perquè el tipus de canvi no es mengi el marge

Els errors que es repeteixen

• Ofertar en EXW perquè «així és més senzill»L’EXW deixa el comprador fent el teu despatx d’exportació al teu país, que és un tràmit que correspon a un exportador establert. Moltes operacions EXW acaben en un embolic administratiu o en una exportació que no pots justificar com a tal.
• Donar una data de lliurament sense preguntar al transitariEls trànsits reals inclouen recollida, consolidació, sortides setmanals, trànsit i despatx a destí. El que es va prometre de memòria sol quedar-se a dues setmanes del que passa.
• Que la factura, el packing list i el transport no diguin el mateixÉs la primera causa de mercaderia aturada. La duana de destí compara els tres documents i qualsevol diferència de pes, bultos o descripció obre una revisió.
• Tractar la prova d’origen com un paper mésÉs la que fa que el teu client pagui menys aranzel, i la que la seva duana pot revisar anys després. Si la vas emetre sense complir la regla d’origen, qui en respon ets tu.
• Facturar en divisa sense posar validesa a l’ofertaEntre que ofertes i cobres poden passar noranta dies. Un moviment del cinc per cent en el tipus de canvi s’endú un marge sencer sense que ningú hagi fet res malament.

Què fer aquesta setmana

Si no has exportat mai, l’ordre per començar avui és aquest: classifica el teu producte, mira qui l’importa, i truca a un transitari per demanar un preu orientatiu als dos o tres destins que et surtin. Amb aquestes tres coses ja pots muntar un escandall real, i amb un escandall real ja pots parlar amb un comprador sense jugar-te-la.

La resta —el contracte, l’assegurança, la cobertura de divisa— es resol quan hi ha una comanda sobre la taula. Començar per aquí és la manera més habitual de no començar mai.