La setmana que decideix
Entre la confirmació de la comanda i la sortida del camió hi ha una setmana en què gairebé tot encara es pot arreglar per correu, i després de la qual ja no. Les incidències que es paguen —inspeccions, demores, mercaderia retornada— gairebé sempre s’haurien pogut evitar amb una comprovació de cinc minuts aquells dies.
Això és el que cal tancar, agrupat per amb qui es tanca. No és una llista de bones pràctiques: és la llista del que, si falta, atura l’enviament.
Amb el teu client
Tot el que depengui d’ell ha d’estar confirmat per escrit, no donat per fet.
- La bestreta està cobrada i els diners són al compte, no «enviats»
- M’ha confirmat l’adreça exacta de lliurament i qui rep, amb telèfon
- Sé qui figura com a importador a destí i que hi està habilitat
- M’ha dit si necessita algun document extra: certificat sanitari, legalització, anàlisi
- Sap en quin idioma ha d’anar l’etiquetatge i me l’ha confirmat per escrit
- Si hi ha crèdit documentari, tinc el text i el puc complir tal com està escrit
Amb el teu transitari
Una oferta de nòlit no és una reserva. Fins que no hi ha número de reserva, no hi ha lloc.
- Hi ha reserva confirmada amb número, vaixell o vol i data de sortida
- Sé la data límit de lliurament a magatzem i la de lliurament documental
- L’Incoterm que li he donat és el mateix que el de la factura
- Sé si el nòlit va prepaid o collect i coincideix amb el pactat
- M’ha confirmat quins documents necessita i en quin format
- He acordat que m’enviarà la confirmació de sortida de la duana
Al teu magatzem
El que surt per la porta ha de ser exactament el que diuen els papers.
- Els bultos estan numerats i marcats físicament, no només a la llista
- El pes brut l’he pesat, no estimat
- La fusta de l’embalatge porta el segell NIMF-15 i es veu
- L’etiquetatge del producte és el del país de destí
- Va una còpia del packing list dins de l’enviament
- He fet fotos de la càrrega i del precinte abans de tancar
Els documents, i qui els emet
Cap d’aquests no l’emet la mateixa persona, i per això s’han de demanar amb antelació diferent.
| Document | Qui l’emet | Quan demanar-lo |
|---|---|---|
| Factura comercial | Tu | En confirmar la comanda |
| Packing list | Tu | En preparar la càrrega |
| Document de transport | El transportista o la naviliera | En reservar; l’esborrany, abans de carregar |
| Prova d’origen | Tu (declaració) o la cambra de comerç | Una setmana abans: la cambra té els seus terminis |
| Certificat sanitari o fitosanitari | L’autoritat competent | Dues o tres setmanes abans, segons el destí |
| Assegurança de transport | El teu corredor o el transitari | Abans que la mercaderia surti del magatzem |
| Declaració d’exportació | L’agent de duanes | Amb els documents complets, abans de la sortida |
El que més s’oblida
- Carregar amb la bestreta «en camí»Una transferència internacional pot trigar dies i pot no arribar. Mentre els diners no siguin al compte, la mercaderia no surt del magatzem.
- Demanar la prova d’origen el dia abansSi l’emet la cambra de comerç, té els seus terminis i els seus horaris. Sense ella, el teu client paga l’aranzel complet i te’l reclamarà.
- No confirmar qui és l’importador a destíHi ha països on l’importador ha d’estar registrat prèviament. Si el teu client no ho està, el contenidor arriba i no pot entrar.
- Donar el pes de memòriaEl descompte entre el pes declarat i el real és la causa més comuna d’inspecció física, i aquella inspecció la paga qui té la mercaderia aturada.